Noch vor wenigen Jahren lag das Konzept der Arbeitsplatzflexibilität außerhalb des Mainstream-Geschäfts. Heute zeigen verschiedene Studien, dass Flexibilität immer mehr zur Voraussetzung für ein gut funktionierenden Arbeitsplatz wird. New-Work-Life Balance ist dabei das Keyword.

Wir alle spüren den zunehmenden globalen Wettbewerb und den stetigen Wandel von Geschäftsmodellen. Das kontinuierliche Bestreben, schneller, besser und vor allem effizienter zu sein, hat seine Folgen. Als Reaktion darauf gibt es für viele Mitarbeiter heute gar nicht wirklich einen „9- to 5-Job“. Vielmehr erleben sich viele selbst bei der Arbeit rund um die Uhr. Da das Handy oder der Laptop, manchmal sogar beides stets griffbereit sind, gibt es quasi ja keinen Grund mal nicht eben schnell in die E-Mails zu schauen.

Zusätzlich fordern Arbeitnehmer zunehmend, dass die Arbeitgeber Verantwortung übernehmen also mitten im Geschehen sind.

Aufgrund der steigenden Anforderungen der Arbeitgeber berichten viele Mitarbeiter, dass sie nicht mehr genug Zeit für sich selbst (60%), für ihre Partner (63%) oder für ihre Kinder (75%) haben. Dies gilt insbesondere für hoch qualifizierte Mitarbeitergruppen, Manager/Profis und hoch bezahlte Mitarbeiter.

Gleichzeitig glauben die Mitarbeiter auch, dass der Arbeitgeber eine Rolle bei der Verringerung der Belastung in ihrem Leben spielt. Ebenso kann der optimale Arbeitsplatz die Belastung von Mitarbeitern reduzieren. Tatsächlich geben 88% an, dass die Flexibilität, die zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie erforderlich ist, „extrem“ oder „sehr“ wichtig ist, wenn sie einen neuen Job suchen.

Wenn Mitarbeiter im Alltag Zeitmangel als Problem erleben, dann könnte die Flexibilität am Arbeitsplatz die logischste Lösung sein.

Flexibilität bleibt eine relativ seltene Angelegenheit.

Flexibilität ist der Schlüssel zu glücklichen Mitarbeitern, so könnte eine New-Work Strategie zu einem effizienten Arbeitsplatz beitragen.

Unternehmen werden keine Flexibilität bieten, nur weil die Mitarbeiter sie brauchen und wollen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie führt jedoch oft dazu, dass die Mitarbeiter engagierter und zufriedener mit ihrem Arbeitsplatz sind und bei ihrem Arbeitgeber bleiben wollen. Ist es also ein notwendiges Übel oder ein vielversprechendes Muss?

Wie können wir also den Anspruch nach Flexibilität optimal unterstützen?

Um die Nachfrage nach Flexibilität und mehr Work-Life-Balance auszugleichen, müssen Manager möglicherweise mehr tun, um Eltern zu unterstützen. Nach der New-Work Philosophie könnten Arbeitsplätze eine kollaborative Lösung anbieten, zum Beispiel mit dem Bereitstellen von einer gemeinsamen Kindertagesstätte. Mitarbeiter können ihre Kinder morgens in Ruhe mitbringen und lästiger Stress fällt weg, gleichzeitig kann mit der Arbeit pünkltich begonnen werden. Andere könnten sich dafür entscheiden, günstige Konditionen mit privaten, lokalen Kindertagesstätten auszuhandeln.

Der andere Teil bezieht sich auf die Verbesserung der virtuellen Arbeitsweisen. Maßnahmen müssen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass virtuelle Mitarbeiter von überall auf der Welt eine Verbindung zum Büro herstellen können.

Das bedeutet aber auch, dass die Attraktivität des Arbeitsplatzes von essenzieller Bedeutung ist. Mitarbeiter kommen auf diese Weise gerne in das Büro, wenn sie das Bedürfnis danach verspüren.

Schlussendlich kann Flexibilität virtueller Mitarbeiter aber auch neue Herausforderungen für Manager darstellen, die in der Regel daran gewöhnt sind, Arbeitsabläufe durch persönliche Kommunikation zu bewerten und zu organisieren.

Aber was macht nun einen effizienten, effektiven Arbeitsplatz aus?

Ein effizienter und effektiver Arbeitsplatz hängt von unzähligen Faktoren ab – von der Software, die Sie verwenden, den Menschen, mit denen Sie arbeiten, bis hin zur Ihren Bürostühlen.

Um all diese Aspekte wirklich abzudecken, müssen Sie eigentlich einen Vollzeit-Experten für Arbeitseffizienz einstellen. Aber fürs Erste können Sie sich auf diese drei Hauptfaktoren konzentrieren, die auf einen effizienten oder ineffizienten Arbeitsplatz hinweisen:

• Kollaborationsraum und Ruhebereich. Vergessen Sie alles, was Sie über offene Büros gehört haben. Ein effektiver Arbeitsplatz erfordert einen Raum für die Zusammenarbeit und einen ruhigen Raum für Head-down-Arbeiten. Büroangestellte gaben an, dass laute Mitarbeiter sie von ihrer Arbeit ablenken.
• Sicherlich möchten Sie nicht, dass die Produktivität zum Stillstand kommt? Versuchen Sie deshalb, veraltete Technologie, die meist das Gegenteil von Effizienz widerspiegelt, aus ihrem Büro zu vertreiben.

• Da Ihre Mitarbeiter noch keine Roboter in einer Fabrikhalle sind, brauchen sie Pausen und Flexibilität, um ihre Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen. Wenn Sie darauf bestehen, dass sie acht Stunden am Tag an ihren Schreibtisch angebunden sind, schadet es in der Regel mehr, als das es einen Nutzen bringt.

Wenn Ihre Mitarbeiter über die nötigen Werkzeuge und Basis verfügen, um ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen, werden sie ebenso eine schnellere und bessere Arbeit leisten. Motivierte Arbeiter bei denen Stress nicht täglich auf der Tagesordnung steht, werden mit Sicherheit langfristig zu einem gut funktionierenden New-Work Arbeitsplatz beitragen.

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Die 6 Schritte aus unserer Sicht sind:

Digitalisieren sie das Kundenerlebnis – End-to-End

Alle Dienstleistungen und Projekte, die helfen es dem Kunden einfacher macht mit Ihnen Geschäfte zu machen. Die Basis dazu ist die Analyse ihrer Kundendaten, um mehr über ihre Kunde zu erfahren und so zu lernen, was ihnen helfen würde. Die eigentliche Digitalisierung besteht aus drei Teilen:

• Schaffen sie das perfekte digitale Erlebnis für den Kunden: Wie kann die Technologie für den Kunden Nutzen schaffen?
• Sie müssen sich in die Rolle ihres Kunden versetzen – was würden sie erwarten wenn sie bei ihnen kaufen? Wie können sie messen ob sie hier besser werden?
• Um die Berührungspunkte ihrer Kunden zu analysieren, können sie Tools Touchpoint Analysis & Journey Maps verwenden.

Digitale Produkte, Digitale Prozesse oder Digitale Customer Experience

Die Digitalisierung bewegt sich im Grunde in drei großen Bereichen:

• Entwicklung neuer Produkte, die digitale Komponenten. Aber das funktioniert nicht für alle Unternehmen und alle Branchen – oder wie soll digitales Bier aussehen?
• Digitale Kooperation mit ihren Partnern oder in der Prozesskette vor- und nachgelagerten Unternehmen. Also digitale Prozesse.
• Der Kundenkontakt als digitales Erlebnis

Nutzen sie Internet-of-Things & Bots

Automatisieren sie die Kunden Interaktion. Das heißt nicht, dass ihr Kundenservice nun aus Robotern mit Blecherner Stimme bestücken sollen. Aber auf Basis der Daten, die ihnen bereits zur Verfügung stehen oder die sie ggf. ermitteln können, haben sie die Möglichkeit automatisch auf Vorfälle oder Ereignisse bei ihren Kunden zu reagieren. Zum Beispiel Nachbestellungen oder passende Produkte  zu empfehlen, an Ereignisse oder schon Vorab notwendige Rohstoffe zu bestellen.

Digitale Cooperation

Arbeiten sie enger mit Ihren Partnern zusammen und machen sie auch im beruflichen Umfeld das zur Selbstverständlichkeit, was privat schon längst üblich ist: die Shared-Economy. Stellen sie ihre Ressourcen auch ihren Partnern zur Verfügung. Entwickeln sie so ein Netzwerk an Services und damit ein Mehrwert für Ihre Kunden.

Digital Innovation

Nutzen sie digitale Technologie um Innovationen zu schaffen. Sei es in der Art der Zusammenarbeit, in den Produkten oder im Service für Ihre Kunden. Kreativ-Techniken helfen hier bei der Ideenfindung.

Agile Arbeiten

Agile Arbeiten heißt aber nicht alles auf einmal zu machen! Priorisierung ist sehr wichtig an der Stelle – sonst wird aus der Herausforderung schnell mal Überforderung für das Team.

Fazit – Wo war der Digital Game Changer?

Fragen Sie sich jetzt – was ist daran der Digital Game Changer. Wie bereits zu Beginn gesagt: es ist nicht das eine Dinge was den Unterschied macht – der schwarze Schwan. Die Digitalisierung ist kein Sprint sondern ein Marathon und sie gewinn das Spiel nur wenn sie nachhaltig und konsequent etwas ändern. Das wichtigste dabei: schauen sie was der Kund will und wie sie die Technologie für ihn so einsetzen, dass er ein Nutzen davon hat.

Bildquelle: Pexels – Gary Whyte 

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Produkte und Dienstleistungen

Machen Sie sich in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche einmal Gedanken, wo Sie intelligente Lösungen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz schaffen können. Einige bekannte Beispiel sind derzeit:

• das autonome Fahren
• Produkte wie Siri oder Alexa

Aber hier gibt es sicher noch einige weitere Ideen, wie auch sie ihre Produkte „smart“ machen können.

Unterstützung der Produktion durch künstliche Intelligenz

Predictive Maintenance ist hier sicherlich der „Klassiker“: Auf Basis besserer Störungsprognosen lassen sich die Instandhaltungskosten deutlich reduzieren. Aber auch in Bereich wie der Beschaffung kann man mit Hilfe von KI gute Erfolge erzielen und das „Working Capital“ stark reduzieren.

Der Einsatz von Robotern ist heutzutage sicher nichts neues mehr. Dennoch gibt es hier Optimierungspotentiale durch zum Beispiel kontextsensitive Lösungen. Mit Hilfe von automatisierten Tests oder Qualitätskontrollen lässt sich darüber hinaus der Produktions-Output stark erhöhen.

Verbesserung der Geschäftsprozesse

Im Supply Chain Management schlummern einige Potentiale zur Optimierung. Insbesondere die Reduktion von Verkaufsausfälle wegen fehlender Ware, die Optimierung der Lagerhaltung, die Verringerung der Transportkosten, die Kommunikation mit dem Logistiker oder die automatische Wiederbeschaffung von Resale-Artikeln oder Verpackungsmaterial.

Unterstützung der Support Funktion wie Buchhaltung oder IT Service Desk. Hier gibt es eine Reihe von Anwendungsfälle, die zu schnellerer Reaktion, geringerer Fehlerquote oder vereinfachter Verarbeitung führen können.

Vertrieb und Marketing

In diesem Bereich gibt es viele Möglichkeiten. Angefangen bei der Auswertung der Kundendaten. Was man daraus lernt lässt sich einsetzen zur automatischen und personalisierten Ansprache, zur Optimierung der Marketing-Maßnahmen aber auch zur Produktentwicklung. Das gilt für die Neukundengewinnung genauso wie das Customer-Relationship-Management.

Auch helfen in Zukunft sogenannte Bots bei der Kundenbetreuung ob im Kundenservice oder bei der Verkaufsansprache.

Fazit und Tipps

Die Künstliche Intelligenz birkt Herausforderungen, Risiken und Chance für Unternehmen. Daher sollte man:

1. Die damit verbundenen Chancen verstehen und im Rahmen von Piloten erste eigene Erfahrungen sammeln
2. Dazu ist es notwendig im eigenen Hause eine entsprechende Kompetenz aufzubauen.
3. Ein ganz wichtiges Elemant für den erfolgreichen Einsatz sind die dazu notwendigen Daten: Diese müssen „sauber“ sein!

Es wäre ein Fehler sich vor dem Thema zu verschließen – vielmehr wird der bewusste und gut überlegte Einsatz zu entsprechenden Erfolgen führen.

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Die Ziele für ein digitales Rechnungswesen bei den meisten Unternehmen identisch:

• Papierlose Buchhaltung
• Homogene Systeme
• Gute Datenqualität

Um das zu erreichen brauch es eine Verantwortlichen und eine enge Zusammenarbeit mit der IT.

Was erwarten wir, ist das Rechnungswesen digital?

In erster Linie erwarten Unternehmen heute von einem digitalen Rechnungswesen, dass die oben genannten Ziele erreicht werden. Wenige Unternehmen denken aktuell daran Geschäftszahlen in Realtime auszuwerten,  Daten zu visualisieren oder künstliche Intelligenz einzusetzen, um Anomalitäten zu identifizieren oder Prognosen zu ermitteln. Darüber hinaus verwenden nur wenige Unternehmen Cloud Computing, um ihr Rechnungswesen zu digitalisieren.

Das erwartet Ergebnis der relevanten Maßnahmen, ist eine verbesserte Datenqualität und ein schnelleres oder aktuelleres Reporting. Damit natürlich auch Reduktion der Prozesskosten.

Wo sind die Herausforderungen auf dem Weg dahin?

Aus unseren Erfahrungen sind die notwendigen Prozessveränderungen  die größten Hürden auf dem Weg zum Erfolg! Meist beginnt das schon mit „Kleinigkeiten“, wie einem einheitlichen Kontenplan in einem mittelgroßen Konzern. Solche einfachen Änderungen machen das Arbeiten über Grenzen hinweg einfacher und sind die notwendige Basis für weitere Automatisierung.

Die zweite Herausforderung ist meist, die Ressourcen für die Digitalisierung zu Verfügung zu stellen. Digitalisierung ist derzeit ein Mega-Trend und Unternehmen arbeiten in fast allen Unternehmensbereichen an digitalen Konzepten. Häufig streitet der Bereich Rechnungswesen daher mit anderen Unternehmensbereich um die wichtigen Ressourcen.

Zu guter Letzt ist nicht immer klar wer die Verantwortung für solch einen Prozess hat: ist es der Fachbereich oder die IT. Was sicherlich auf jeden Fall gilt ist der Fakt, dass beide Bereich zusammenarbeiten müssen.

Fazit

Die Digitalisierung des Rechnungswesen liefert eine Reihe von Vorteile für die Unternehmen. In erster Linie sind es schnellere und hochwertigere Daten. Diese erlauben nicht nur ein bessere Steuerung des Unternehmens. Es ist auch die Basis für weitere Automatisierungen – im Bereich Rechnungswesen genauso wie in anderen Unternehmensbereichen.

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Was sind sind ProcessCoder eigentlich?

Nach unserer Definition sind es Personen im Team, die folgende Fähigkeiten mitbringen:

• einerseits die auf der einen Seite in Unternehmensprozessen denken und diese auch analysieren, definieren und gestalten möchten (Process)
• und auf der anderen Seite die Fähigkeiten haben diese in IT-Systemen wirklich technisch umzusetzen, zu programmieren (Coder).

Während der DevOP eher Softwaretechnische Ausrichtung hat, ist der Fokus des ProcessCoder auf die Umsetzung der Geschäftsprozesse.

Warum sind diese Personen so wichtig für ein Team?

In der heutigen Zeit mit Digitalisierung, digitaler Transformation, Industrie 4.0 und wie die Schlagworte alle heißen spielt doch eines immer eine Rolle: Wie bekommt man Geschäftsprozesse so gestaltet, dass sie automatisierbar sind und wie bekommt man das Ergebnis in IT-Systemen abgebildet? Und das Ganze soll auch schnell gehen.

Weder der klassische IT’ler oder der DevOp hat hier seinen Fokus, noch der eigentlich verantwortliche für den Prozess aus dem Business hat hier seine Stärken. Der eine hat fehlende Kompetenzen wenn es Geschäftsprozesse geht – der andere ist meist nicht der IT-Techniker der weiß was so ein System kann bzw. was man ihm einfach beibringen kann.

Der ProcessCoder sollte hier die Lücke schließen! Er sollte Spaß daran haben mit den Business-Verantwortlichen an den Prozessen zu arbeiten. Er benötigt, aber auch die Skills, um die Lösungen dann in Programmierung zu transferieren.

ProcessCoder versus Business Analyst

Was ist der Unterschied zum Business Analyst? Der Business Analyst hat seine Stärken eher in der Analyse, Strukturierung und Dokumentation. Der große Mehrwert des ProcessCoder ist seine Umsetzungskompetenz. Er ist auch in der Lage die Prozesse direkt technisch abzubilden.

Fazit

Nach unserem Verständnis ist die Rolle des ProcessCoder eine Schlüsselfigur im Rahmen der digitalen Transformation und wird in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen.

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• Er soll einen Weitblick haben
• Er soll die IT an der Strategie des Unternehmens ausrichten
• Ach ja – kommunikativ soll auch noch sein

War es das? Und was bedeutet das eigentlich – wie setzt man das um?

Irgendwie führt der moderne CIO ein „Doppelleben“: auf der einen Seite muss er die Altlasten der IT aus den letzten Jahrzehnten verwalten, auf der anderen Seite soll er mit agilen Mitteln neues schaffen. Aber lassen Sie sich das mal auf der „Zunge zergehen“ – er verwaltet Werte und er schafft neue. Und ohne all diese IT Lösungen könnten viele Unternehmen heute nicht mehr funktionieren.

Was macht den modernen CIO aus – als Mensch?

Fangen wir mal vorne an, zunächst ist der moderne CIO auch ein Mensch:

• Er sollte zuhören können
• Entscheidungsfreudig sollte er sein
• Die Unternehmensziele und die Ziele der IT hat er im Blick
• Schafft Transparenz in der oft komplexen IT-Welt
• Und gibt so die Richtung vor

Womit sollte er sich beschäftigen?

Auf der einen Seite haben vor allem die folgenden Aspekte Einfluss auf sein handeln: Die Prioritäten des Business, sein Team & die Suche nach neuen Talenten, das Suchen und Schaffen von Lösungen und Investitionsentscheidungen.

Dieses mündet in die folgenden Ziele:

• Performance von Systemen und Prozessen verbessern
• Seine Zielgruppen (interne und externe Kunden) bestmöglich zu bedienen
• Neue Lösungen / Innovationen schaffen
• Und nicht zuletzt die Unternehmensziele (Wachstum, Internationalisierung, Expansion etc.) vorantreiben.

Und wie schafft er das alles?

Sicher nicht alleine! In der heutigen Zeit mit all ihren umfangreichen und vielschichtigen Anforderungen, ist Teamwork in der IT eine der wichtigsten Komponenten. Es kann nicht jeder alles  -dafür ist das Feld zu groß. Man brauch einerseits die Spezialisten und auf der anderen Seite die Generalisten, die die einzelnen Puzzleteile zusammen bringen. Die Kooperation im IT oder digitalen Team des Unternehmens ist daher zwingend notwendig. So kann sich jeder auf seine Stärken fokussieren.

Aber auch die Kooperation mit den Business-Teams ist zwingend notwendig. Die Zeit ist vorbei, wo Lastenhefte „über den Zaun geworfen wurden“ und diesem im „stillen Kämmerchen implementiert wurden“. Heute ist es wichtig, dass ein Dialog entsteht zwischen den technischen Experten und den Nutzern der Lösung. Nur so kann auf dem schnellsten Wege die beste Lösung gefunden werden.

Daher  ist es wichtig, dass der moderne CIO als Führungskraft hier folgende Aufgaben beherrscht:

• Guter Dialog zu den betroffenen Stakeholder
• Gute Kommunikations-Skills
• Change-Management Erfahrung (s. hierzu auch „Change umsetzen„)
• Ein gutes Verständnis für die Business Prioitäten
• Ein breites Know-How über die technischen Möglichkeiten
• Team Management
• Flexibilität um sich in dynamischen Umfeldern gut zu bewegen

Wie sehen Sie das? Ist er das der Prototyp des moderenen CIO?

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Hauptthemen sind schon seit Jahren:

• Sie müssen zur Effizienz des Unternehmen beitragen
• Die Geschäftsprozesse sollen sie verbessern
• Selbstverständlich sollen sie Systeme stabilen laufen
• Und die Kosten senken

Zusätzlich auf der ToDo-Liste

Die o.g. Themen sind schon eine Weile auf der Agenda. Nun kommen seit einiger Zeit weitere große Herausforderungen dazu:

• IT-Security oder Cyber-Security auf der einen Seite
• Kundenorientierung oder Optimierung der Customer Journey

Folglich muss der CIO von heute das Geschäft am Laufen halten und Kosten sparen und gleichzeitig neue – für das Unternehmen erfolgskritische – Themen angehen. Diese Veränderung ist sicherlich dar Digitalisierung geschuldet, welche erfolgreich ist wenn sich die Geschäftsmodelle eines Unternehmen anpassen. Und das bedeutet ein viel stärkere Kundenorientierung als in der Vergangenheit. Die stärkere Integration mit Kunden und Lieferanten bedeutet aber auch offenere Systeme und damit höhere Risiken.

Stärkere Verwendung von Cloud-Solutions

Ob als Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-Service (IasS) oder Plattform-as-a-Service (PasS) immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Einsatz von Cloud Lösungen. Auf der einen Seite ist das getrieben von der Situation, dass immer mehr Service-Provider ihre Produkte in diesen Formen anbieten. Auf der anderen Seite versprechen sich die Entscheider davon mehr Agilität und Flexibilität, sowie Produktinnovationen und Kostensenkungen.

Weitere Aspekte

Um den Anforderungen gerecht zu werden und mit den Herausforderungen moderner IT-Lösungen mitzuhalten stehen darüber hinaus noch folgende Themen oben auf der Liste:

• Einführung von Scrm und SAFe
• Strategische Partnerschaften und
• Die Einstellung von DevOps

Alles in allem ein straffes Programm – es wird also nicht langweilig!

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