Prozessbeschreibung – Fluch oder Segen?

Jeder im Berufsleben kennt sie oder hat zumindest davon gehört: Prozessbeschreibungen!

Bei einer Prozessbeschreibung oder Prozessmodellierung werden die unterschiedlichen Prozesse eines Unternehmens in Ablaufdiagrammen grafisch dargestellt. Mit der Prozessbeschreibung soll ein anschauliches „Bild” entstehen, welches auf einfache und verständliche Weise darstellt, was einzelne Personen im Unternehmen tun, wie deren Aktivitäten verknüpft sind, wie ein Gesamtprozess abläuft und worauf es ankommt, damit er seinen Zweck erfüllt. Mithilfe dieser Darstellung lässt sich nicht nur ein Prozess genauer analysieren, um ihn daraufhin beispielsweise zu optimieren. In vielen unserer Projekte wäre eine solche Prozessbeschreibung von großer Bedeutung.

Zum Beispiel bei der Einführung einer neuen ERP- oder Warenwirtschaftslösung hilft es dem implementierenden Unternehmen, wenn es eine klare Vorstellung davon bekommt, wie die Prozesse des Unternehmens im Detail ablaufen. Nur so können alle Prozesse lückenlos im System abgebildet und intergiert werden.

Oftmals gibt es keine Prozessbeschreibungen

In vielen Unternehmen liegt eine solche Prozessbeschreibung leider nicht vor bzw. sind die Prozesse im Detail nicht klar. Folglich müssen diese bei neuen Projekten erst erfasst und analysiert werden. Da der Aufwand der Prozessmodellierung meist sehr hoch ist, kostet es wertvolle Projektzeit und -budget. Aufgrund von Projektfristen besteht ein gewisser Zeitdruck, der dazu führt, dass die Informationen der Prozessabläufe relativ zügig gesammelt werden müssen.

Trotz intensiver Interviews mit den Mitarbeitern, besteht bei so einer nachträglichen und unter Zeitdruck erstellten Dokumentation oft die Gefahr, dass die Informationen der Prozessabläufe nicht vollständig erfasst werden, was für das Projekt jedoch notwendig wäre. Die Folge ist, dass kritische Details fehlen und somit die Chance entfällt komplexe und zeitintensive Prozesse zu optimieren oder einfach Dinge vergessen werden – meist Kleinigkeiten, die aber eine große Auswirkung auf das System und die Arbeitsweise haben. Diese müssen dann häufig mit deutlich höherem Aufwand und oftmals unter Zeitdruck nachgearbeitet werden. Im schlimmsten Fall führt die Unvollständigkeit von Informationen der Prozessabläufe sogar dazu, dass das Projekt scheitert oder sich schädigenden auf das Geschäft auswirkt.

Warum fehlen Prozessbeschreibungen?

So stellt sich jetzt vielleicht die Frage, warum eine solche Prozessbeschreibung überhaupt fehlen kann und wer dafür zuständig ist? Grundsätzlich ist es eine Aufgabe des Managements, sicherzustellen dass es solche Dokumentationen im Unternehmen gibt.

Jedoch sind wir alle Menschen: Und die Tatsache, dass solche Dokumente häufig fehlen, liegt schlicht daran, dass es eine unbeliebte Aufgabe und relativ aufwändig ist. Darüber hinaus wird oft der Mehrwert eines solchen Dokuments erst klar, wenn es benötigt wird – weshalb das Thema dann schnell vom Tisch ist, wenn es andere geschäftskritischere Aufgaben zu lösen gibt.

Wie erstellt man eine Prozessbeschreibung?

Aufgrund der Bedeutung dieser Dokumentation und der Schwierigkeiten diese aktuell zu halten, hier ein paar Tipps wie sie dies mit einfachen Mitteln sicherstellen können:

Der Detailgrad und die Komplexität der Prozesse sollten zunächst dem Ziel angemessen sein. Dabei sollte sich gefragt werden, an wen sich die Prozessbeschreibung richtet? Fachfremde Mitarbeiter oder an Experten? Ebenso hängt es davon ab, wie kompliziert oder selbsterklärend gewisse Prozesse sind und wem ein solches Dokument Nutzen bringen soll?

Grundsätzlich sollten so viele Details wie nötig und so wenig Details wie möglich erfasst werden. Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte können folgende Leitfragen helfen:

• Welche Prozesse gibt es bei mir?

• Wer ist an dem jeweiligen Prozess beteiligt? (Welche Rollenträger / Organisationseinheiten?)

• Welche Ressourcen werden bei dem Prozess benötigt?

• Was ist das Ziel, welches in Folge dieses Prozesses entstehen soll?

• Wie verteilen sich die zeitlichen Aufwendungen für einzelne Prozessschritte? (Zeitbedarf der einzelnen Prozessschritte)

Gehen Sie dabei vorzugsweise „Top-Down“ vor. Verschaffen Sie zunächst einen Überblick über die unterschiedlichen Bereiche Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung. Tauchen Sie dann in die Tiefe der einzelnen Bereiche ab und vertiefen sie hier die Dokumentation.

Fazit

Wichtig ist es, dass ein solches Dokument nicht einmalig erstellt wird und dann irgendwo abgelegt wird, sondern dass es regelmäßig aktualisiert wird und mit dem Unternehmen wächst und sich verändert, so wie es das Unternehmen tut. Dann ist der Aufwand für die Erstellung einer Prozessbeschreibung auch nicht so erschlagend, wenn sie dann benötigt wird. Abgesehen davon ermöglicht es dem Management jederzeit Prozessoptimierende Maßnahmen leichter und effektiver einzuführen. Sie haben einen viel besseren Überblick über die Abläufe im Haus.

Wir haben in der Vergangenheit gute Erfahrung damit gemacht, mit leicht bedienbaren Softwarewerkzeugen Mitarbeiter zu unterstützen und gleichzeitig bei der initialen Erfassung, das Team durch einen erfahrenen Mitarbeiter oder einen externen Berater unterstützen zu lassen, der bereits schonmal so etwas gemacht hat. Am Ende waren immer alle stolz, auf das was erreicht worden ist und dankbar über die neue Transparenz im Unternehmen. Ein solches Projekt kann auch die Zusammenarbeit – über Abteilungen hinweg – vereinfachen und den Teamgedanken stärken.

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