Zeit für eine digitale Bestellabwicklung

Derzeit wickeln viele Industrie-Zulieferer und mittelständische Unternehmen nach wie vor Bestellungen per E-Mail und Telefon ab. So zu verfahren ist nicht nur überholt, sondern auch aus betriebswirtschaftlicher und prozessualer Sicht nicht sinnvoll. So werden z.B. Umsätze und Kosten Einsparmöglichkeiten, die eine digitales Order- und Abwicklungsmanagement mit sich bringt, links liegen gelassen. Mithilfe einer durchgängig digitalisierten Lieferkette lässt sich aufgrund des steigenden Automatisierungsgrades die Effizienz in Unternehmen steigern. Die Digitalisierung sollte auch in Lieferketten ankommen. Davon profitiert man nicht nur selbst, sondern auch die B2B Kunden!

Bestellungen per Telefon oder Mail aufgeben war gestern – auch im B2B Bereich

Im B2C Bereich hat sich E-Commerce bereits etabliert. Marktplätze wie Amazon, Otto und Zalando illustrieren dies deutlich. So machen viele Unternehmen über neue und eigene Online-Vertriebskanäle einen Großteil ihrer Umsätze. Das bringt nicht nur dem Unternehmen einige Vorteile, sondern auch dem Kunden. Dem Kunden ist es möglich, bequem von der Couch zu Hause mit einem Klick zu bestellen und sich die Ware vor die Haustür liefern lassen.

Im Bereich der Zulieferer sieht das häufig noch anders aus. Hier erfolgen Bestellungen oft noch über das Telefon oder mittels E-Mails. Dem schließt sich dann gerne auch noch ein umständlicher Kommunikationsweg an, wenn Kapazitäten oder Lieferungen erst noch vom zuständigen Sachbearbeiter in Erfahrungen gebracht werden muss. Insbesondre Unternehmen in weniger innovativ geprägten Branchen mit digital weniger affinen Mitarbeitern setzen nach wie vor auf solche Bestellabwicklungen. So erfolgen rund 85 Prozent der Bestellungen im Zulieferbereich per Telefon oder per Mail. Selbst B2B Unternehmen, die bereits eine digitale Plattform verfügen, berichten dass nur ca. 15 – 20 Prozent der Bestellungen tatsächlich online abgewickelt werden.

Solche Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß. Insbesondere unter Berücksichtigung, dass in vielen Unternehmen ein Generationswechsel ansteht, wird sich die Erwartungshaltung auch im B2B Bereich spürbar ändern. Wer also weiterhin gut aufgestellt sein will, muss umdenken. Wer die Veränderungen aufschiebt, verliert potenzielle Kunden, die bereits „up to date“ agieren.

Alle Branchen profitieren von digitalisierten Lieferketten

Spickt man in die Automobilbranche so sind bereits fast 80 Prozent der Zulieferer digitalisiert, da sich diese an die Vorgaben der Konzerne orientieren, die in der Regel eine digitalisierte Lieferkette voraussetzen. Anders sieht es bei Zulieferer aus, die über einen breites Kunden- und Abnehmerspektrum verfügen. Diese erhalten weniger Druck von ihren Kunden als Unternehmen mit entsprechend wenig Großkunden, auf die sie angewiesen sind. Trotzdem ist die Digitalisierung der Bestellkanäle für Zulieferer in allen Branchen relevant! Auch für die Lebensmittelbranchen und Nahrungsmittelzulieferer kann der E-Commerce eine durchaus interessante ergänzende Alternative sein.

Chancen die mit der Digitalisierung des B2B Bereichs einher gehen

Die Vorteile einer digitalisierten Lieferkette sind vielfältig. So können sich Kunden online bereits über das Produkt informieren bzw. recherchieren. Aufgrund dessen, dass im B2B-Bereich häufiger viele Konfigurationsmöglichkeiten vorliegen, ist es durchaus sinnvoll eine Plattform zu haben, der tiefe Filter- und Konfigurationsmöglichkeiten bietet. Darüber hinaus ist über die Plattform für den Kunden auch einsehbar, welche Artikel vorrätig sind, sofern die Bestellprozesse digital erfolgen. Durch die Anbindung eines ERP-Systems können angebundene Unternehmen digital einsehen, wie die Lagerbestände sind und bei Bedarf entsprechend automatisch nachzubestellen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass neue Kunden erschlossen werden können. So ist es bei vielen Betrieben häufig der Fall, dass ein Auftrag eine gewisse Mindestgröße erreichen muss, da es sich für das Unternehmen sonst nicht lohnt. Grund hierfür ist unteranderem der Aufwand der Mitarbeiter, die Anfragen etc. abwickeln zu müssen, welche entsprechend höhere Kosten verursachen. Solche B2B Kunden können ohne große Mehrkosten mit einer Online-Lösung bedient werden. Da auch viele kleinere Kunden aufsummiert zu höheren Umsätzen bzw. Gewinnen beitragen, können mithilfe einer Online-Lösung plötzlich Umsätze mitgenommen werden, die man bislang liegen gelassen hat. Darüber hinaus verwischen die Landesgrenzen, da bei Nutzung von Online-Lösungen auch internationale Kunden sich online leichter erreichen lassen.

Jedoch bedeutet eine Online-Plattform allein noch keine Digitalisierung von Lieferketten oder Prozessen. Wenn Prozesse, Bestellabwicklungen oder Lagerbestände weiterhin analog ablaufen bzw. abgerufen werden verpuffen die Chancen auf Kosteneinsparung und des Zeitgewinns.

Der Digitalisierungsprozess muss sich durch die ganze Wertschöpfungskette ziehen. Von der Bestellung bis zum Versand muss die gesamte Produktion digital abgebildet und erfasst werden. Hierzu kommen insbesondere ERP-Systeme bzw. Warenwirtschaftssystem zum Einsatz. Beispiel hierfür, haben wir bereits in diesem Artikel erläutert: „Warenwirtschaft / ERP mit Shopware„

Voraussetzungen für die Umsetzung der Digitalisierung sind…

Grundsätzlich sind die wichtigsten Voraussetzungen für die Umsetzung eines digitalisierten Bestellprozesses der Wille zu Veränderung. Häufig lösen Vorschläge Prozesse zu digitalisieren, Skepsis in der Belegschaft aus. Daher ist es die Aufgabe des Managements die Skeptiker an Bord zu holen und eine größere Bereitschaft für Innovation zu schaffen. Denn nichts ist unsinniger, als wenn die digitalen Prozesse nicht angenommen werden. Das Management könnte z.B. die damit verbundenen Vorteile kommunizieren und der Belegschaft erklären, was für Vorteile dies auch für sie mitbringt.

Darüber hinaus verlangt die Digitalisierung an vielen Stellen „saubere“ Stammdaten. Was wir immer wieder beobachten, ist der Fakt, dass die Qualität der Stammdaten (z.B. der Artikeldaten/Produktdaten) in vielen Unternehmen nicht ausreicht, um digitale (automatische) Prozesse abzubilden. Solange man viele Prozesse manuell abbildet, werden diese Defizite durch den Mensch und sein Know-How gelöst – die Maschine schafft das nicht. Daher ist häufig eine „Stammdaten Bereinigungskampagne“ eine Maßnahme im Rahmen der Digitalisierung.

Die eigentliche Digitalisierung der Lieferketten, vorausgesetzt das Unternehmen hat bereits einen gewissen Grad an Digitalisierung (z.B. ein ERP-System) erreicht, nimmt in etwa drei bis sechs Monate in Anspruch. Grund für die Zeit ist, dass Unternehmen immer sehr individuell sind und eigene Prozesse, Anlagen und Dokumentationssysteme haben. Folglich sollte die Technologie optimal auf die Kundenanforderungen zugeschnitten sein.

Fazit

Um die Digitalisierung kommen auch Zulieferunternehmen nicht mehr drumherum. Wer nicht von der Konkurrenz abgehängt und vom Markt verdrängt werden will, sollte die Lieferketten und Bestellprozesse auf den digitalen Stand der Dinge bringen. Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite kann die Transformation in weniger als einem halben Jahr abgeschlossen sein und Sie können sofort von den Vorteilen profitieren.