ERP & Warenwirtschaft für Online-Shop im Vergleich

Warum ERP und Warenwirtschaft an Online-Shops anbinden?

Für einen funktionierenden Online-Shop reicht grundsätzlich schon ein Shopsystem, wie es beispielsweise Shopware und Shopify sind. Hiermit ist die Verwaltung des Frontend und die manuelle Abwicklung der Bestellungen im Backend möglich. Mit steigendem Bestellaufkommen und einer Zunahme des Leistungs- oder Artikelangebots, kommen die manuellen Prozessabwicklungen jedoch an ihre Grenzen. Manuelle Exportprozesse der Bestellungen aus dem Shopsystem tätigen sowie die Zahlungsein- und -ausgänge im Blick behalten, gestaltet sich schnell als Mammutaufgabe und endet regelmäßig im Chaos. Hiervon abgesehen, wachsen alle anderen Geschäftsbereiche parallel mit und benötigen daher entsprechend mehr Aufmerksamkeit. Um gar nicht erst in eine solche Chaos-Situation zu gelangen, sollte von Beginn an ein ERP-System bzw. eine Warenwirtschaft an den Online-Shop angebunden werden.

Was ist ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und befasst sich, wie der Name bereits sagt, mit der Geschäftsressourcenplanung. Ziel der Einführung eines modernen ERP-Systems sollte es sein, betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren eines Unternehmens so effizient wie möglich zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei ist es egal, um was für Geschäftsressourcen es sich handelt.

Der Begriff ERP ist nicht mit dem Begriff Warenwirtschaft gleichzustellen. Es ist wichtig zwischen den beiden Begriffen zu unterscheiden. Ein Warenwirtschaftssystem dient primär dazu, den Warenfluss im Geschäftsprozess eines Unternehmens abzubilden und beschränkt sich auf die Bereiche Lagerhaltung, Logistik und Disposition. Ein ERP-System hingegen ist viel weitreichender. Der Schwerpunkt einer ERP-Software liegt mehr darauf, die Planung und Integration aller relevanten Daten für die gesamte Ressourcenplanung abzubilden.

Welches ERP-System ist das richtige für meinen Online-Shop?

Jede Branche besitzt unterschiedliche Strukturen, unterschiedliche Unternehmensprozesse und hat jeweils andere Geschäftsschwerpunkte. Folglich ist es nur logisch, dass die Anforderungen an ein ERP-System je nach Branche voneinander abweichen. So setzten auch die verschiedenen ERP Anbieter auf unterschiedliche Schwerpunkte. Im Folgenden soll es primär um E-Commerce Lösungen gehen.

Welche Software-Lösung die passende für Ihren Online-Shop ist, hängt von verschiedensten Faktoren ab. Es beginnt mit der Frage wie viele Benutzer sie benötigen bzw. welches System mit der von Ihnen genutzten Shop-Software kompatibel ist und endet mit der Frage, welchen Funktionsumfang Sie wünschen bzw. welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Vor allem kleine bis mittelgroße Shops, sollten bei der Anschaffung einer Komplettlösung auf die Kosten und dem Funktionsumfang achten. Teure Systeme mit umfangreichen Funktionen lohnen sich oft für kleine Shops nicht, da nur ein Bruchteil der Funktionen genutzt wird. Darüber hinaus kann die schiere Komplexität dazu führen, dass die Implementierung in die Länge gezogen wird und Schulungskosten der Mitarbeiter umfangreicher werden. Dadurch entstehen im Nachhinein noch mehr Kosten.

Wichtige Kriterien bei der Wahl eines ERP-Systems

Es empfiehlt sich sehr zu berücksichtigt, dass das System mittels regelmäßiger Updates sowie einem guten Support durch den Hersteller sicher und zuverlässig betrieben werden kann. Insbesondere ist darauf zu achten, dass vor allem bezogen auf die Buchführung, das System gesetzeskonform arbeitet.

Ebenfalls entscheidend bei der Wahl der passenden Software-Lösung ist der bereits angesprochene Punkt der Kompatibilität. Damit ist gemeint, dass die Schnittstelle zwischen dem Online-Shop und der Warenwirtschaft idealerweise bereits in Form von Plugins vorliegt oder bei entsprechendem Fachwissen in Form einer individuellen angepassten Programmierung möglich ist. Eine oft genutzte Variante ist hier die API-Schnittstelle zwischen dem Shopsystem und der Warenwirtschaft. Diese Variante kann sowohl beim eigenen Webshop genutzt werden als auch zu einem Online-Markplatz.

Das erleichtert den Workflow bei dem Datentransfair und bei der Integration ungemein. Mittels Excel Daten zu importieren oder auf Basis von Excel zwei Systeme miteinander „kommunizieren“ zu lassen ist zwar technisch möglich, jedoch ist davon abzuraten. Excel ist ein mächtiges Tool, allerdings für die Komplexität und Datenmenge eines ERP-System nicht entwickelt worden. Excel ist keine Datenbank und viel zu Fehleranfällig. Im Übrigen sind die Manipulationsmöglichkeiten, Redundanz und Inkonsistenz, die mit Excel einhergehen suboptimal, um darauf ein ERP-System laufen zu lassen. Diese Argumente mögen bei einem kleinen Shop, mit kleinen Datensätzen noch nicht ausreichend überzeugen, jedoch sollte sich bei der Einführung eines solchen Systems auch Gedanken darüber gemacht werden, wie sich die Anforderungen langfristig ändern werden. Ziel sollte es sein auch langfristig eine konkurrenzfähige digitale Infrastruktur aufbauen zu können.

Moderne ERP-Systeme sollten folgende Basis-Module umfassen:

Basis-Module eines ERP-Systemes
Basis-Module eines ERP-Systems

Welche Aufgaben übernimmt ein ERP-System?

Um einen Online-Shop erfolgreich betreiben zu können, kommt es nicht nur auf die Zuverlässigkeit, Vollständigkeit und Geschwindigkeit, der Lieferung an. Die Wirtschaftlichkeit ist ebenso wichtig! Der Einsatz eines ERP-Systems führt hierzu die Prozesse für Warenwirtschaft & Logistik, Produktion, Finanzen und Personal zusammen. So werden beispielsweise Einkaufsrechnungen von Waren nicht nur buchhalterisch erfasst, sondern auch die eingekaufte Menge für die Lagerverwaltung und der Produktionsplanung. Darüber hinaus werden die dadurch entstehenden Kosten für das externe und interne Rechnungswesen erfasst um daraus ein umfangreiches Berichtswesen erstellen zu können. Hierbei wird klar, wie wichtig die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sein muss, um plausible Daten erstellen zu können. Die Warenwirtschaft für den Online-Shop übernimmt somit eine sehr wichtige Aufgabe des Unternehmens und ermöglicht eine gemeinsame Datenbasis.

Weclapp als Warenwirtschaft in Verbindung mit einem Online-Shop

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Anbindung von Weclapp an Shopsysteme wie Shopware oder Shopify eine interessante Lösung. Die im Jahr 2008 gegründete Weclapp GmbH gehört aktuell zu den am schnellsten wachsenden Cloud ERP-Systemen in Europa und wurde bereits vier Mal als ERP-System des Jahres ausgezeichnet. Weclapp zählt zu den führenden ERP-Entwicklern im Bereich Cloud-ERP-Systeme und stellt moderne Software as a service Anwendungen zur Verfügung. Die browserbasierte und modular aufgebaute Business-Software ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert. Sie ist übersichtlich und strukturiert aufgebaut. Die all-in-one Software von Weclapp ist eine Moderne ERP-Lösung die Unternehmen flexibel über das Internet nutzen können.

Besonders hervorzuheben sind die Anbindungsmöglichkeiten an gängigen Shopsystemen und Marktplätze sowie die Anbindung an Zahlungsdienstleistern und Banksysteme. So können mittels FinTecSystems Finanzdaten und Kontoauszüge von Banken und Kreditkarten direkt in Weclapp integriert werden. Daneben sind die Einstellungsmöglichkeiten bei der Integration von Shopsystemen mittels der API-Schnittstelle sehr individualisierbar und nutzerfreundlich. Vor allem in Kombination mit der von Weclapp zur Verfügung gestellten „Knowledge Base“ lassen sich schnell Antworten auf eventuell auftretende Fragestellungen klären. Die „Knowledge Base“ enthält zu jedem Menü-Punkt aufschlussreiche Erklärungen und Schritt für Schritt Anleitungen. Dies ist besonders im Hinblick auf kleine Shops mit weniger Expertise ein wichtiges Kriterium darstellen.

Xentral als Warenwirtschaft in Verbindung mit einem Online-Shop

Eine Alternative ist die ebenfalls Cloudbasierte ERP-Software von Xentral. Diese Lösung ist günstiger als Weclapp und ermöglicht insbesondere rund um das Thema Warenwirtschaft, für den Online-Shop, mehr Funktionen und Möglichkeiten. Auch hier sind die Anbindungsmöglichkeiten an Shopsysteme, Marktplätze und Zahlungssysteme zahlreich. Das Programm unterscheidet sich im Wesentlichen in drei Punkten zu Weclapp. Neben dem bereits erwähnten Preisunterschied wird bei der Nutzung von Xentral schnell klar, dass der Fokus auf dem Bereich der Warenwirtschaft liegt. Das fällt spätestens dann auf, wenn es um das Thema Auswertungen und Berichtswesen geht. Außerdem ist Xentral tendenziell so strukturiert und eingestellt, um Daten von Xentral zum Shopsystem zu führen. Soll der Datenfluss vom Shopsystem zum ERP-System fließen, so gestalten sich an einigen Stellen der Schnittstelle Herausforderungen.

Sevdesk als Einstigssystem

Weitere Alternativen sind z.B. die Programme Sevdesk und Reybex. Sevdesk ist z.B. für sehr kleine Online-Shops interessant, da es das günstigste der hier vorgestellten Systeme ist und nur über die nötigsten Funktionen verfügt. Das Warenwirtschaftssystem ist auf das nötigste reduziert und sehr leicht zu bedienen. Insbesondere für Einsteiger in die Thematik ERP und Warenwirtschaft ist Sevdesk interessant. Der größte Nachteil ist jedoch die geringe Auswahl an Anbindungsmöglichkeiten, die von Sevdesk in Form von Plugins zur Verfügung gestellt werden. So gibt es z.B. keine Plugins für Shopware und Shopify.

Reybex als Warenwirtschaft in Verbindung mit einem Online-Shop

Eine andere Möglichkeit wäre Reybex. Diese Lösung bietet mehr Anbindungsmöglichkeiten als Sevdesk an. So z.B. auch Plugins für Shopware und Shopify. Reybex ist im Bezug auf den Funktionsumfang und den Preis zwischen Sevdesk und Weclapp einzuordnen. Der Funktionsumfang und die Bedienung ist zwar etwas detaillierter und damit etwas komplexer als bei Sevdesk, jedoch noch nicht so umfangsreich wie Weclapp. Damit einher gehen auch der Individualisierungs- und die Einstellungsmöglichkeiten. Folglich ist zu bestimmen, welche Funktionen notwendig sind und auf welche verzichtet werden kann, um das perfekt an den Online-Shop passende Warenwirtschaftssystem zu finden.

Fazit

Der Markt an angebotenen Systemen ist groß und vielfältig. Ebenso vielfältig wie die Bedürfnisse und wünsche der Kunden. Daher ist es für wachsende Online-Shops ratsam sich rechtzeitig von der manuellen Bearbeitung zu lösen und möglichst schnell eine passende ERP-Lösung an das Shopsystem anzubinden. Besonders in Hinblick auf die Auswahl der Programme, ist es leichter in einem frühen Stadium Geschäftsprozesse und Abläufe anzupassen und zu integrieren. Das spart nicht nur Geld und Mühe, sondern ermöglicht auch eine größere Auswahlmöglichkeit an Software-Lösungen, da das aufeinander Abstimmen von Prozessen noch wesentlich leichter ist, als zu einem späteren Stadium. Wir beraten Sie gerne, um die passende Warenwirtschaft für Ihren Online-Shop zu finden.

Gegenüberstellung der Systeme