Im letzten Blogbeitrag handelte es von dem Zusammenspiel aus Shopware und Weclapp. In diesem Blogbeitrag möchten wir uns das Zusammenspiel bzw. Shopware Schnittstelle aus Shopware und Microsoft Dynamics NAV ansehen. Sollten Sie sich die Frage stellen, warum es überhaupt nötig ist ein ERP-System wie es Weclapp oder Microsoft Dynamics NAV sind, an ein Shopsystem anzubinden, dann empfehlen wir Ihnen sich den Blogbeitrag „ERP-Systeme im Vergleich“ anzusehen.

Sollten Sie vorhaben einen Online Handel aufzusetzen, so wird sich schnell die Frage stellen welches Shopsystem Sie nutzen wollen. Ebenso wird für denjenigen der bereits einen Onlineshop aufgesetzt hat, der Punkt kommen, an dem die Basisbuchhaltung nicht mehr genügt, da die eingesetzten Systeme allmählich an ihre Grenzen stoßen.

In beiden Fällen müssen Sie sich Gedanken machen, wie das von Ihnen ausgewähltes Shopsystem mit einem ERP-System erweitert werden kann und als online Marktplatz zu verwenden ist. Genauso stellt sich die Frage, welches der vielen ERP-Systeme für Sie das passende ist. Im Folgenden wollen wir uns die Kombination aus Shopware und Microsoft Dynamics NAV ansehen.

Die Vorteile von der Shopware Schnittstelle

Shopware ist ein reinrassiges Shopsystem, welches es dem Nutzer ermöglicht, mithilfe von Plugins den Onlineshop auszubauen und sehr individuell zu gestalten. Bereits bei der ersten Nutzung fällt auf, dass Shopware für den ernsthaften Verkauf gemacht ist. So stehen die Themen, Umsatz, Artikel, Kunden und Marketing im Fokus.

Der Umfang der Shopsystem-Lösung Shopware beschränkt sich jedoch nicht auf diese vier Gebiete. So lassen sich neben Statistiken und umfangreichen Einstellungen auch eine Menge zusätzliche Programme mittels Plugins oder der API-Schnittstelle anbinden. So zum Beispiel auch ein Warenwirtschaftssystem oder ERP-System. Ein weiterer Vorteil ist der Preis, da die Basisversion bereits kostenlos zur Verfügung steht.

Wie bereits erwähnt stehen die Themen Umsatz, Artikel und Kunden im Fokus. So erinnert der Aufbau der Artikel-, Kunden-, Bestellverwaltung und die Auftragsstatistiken an ein klassisches Warenwirtschaftssystem. Die von Shopware vorgegebene Ordnung der Artikel und Aufträge ist eine gute Voraussetzung, um ein ERP-System anzubinden.

Um einen Online shop schnell und unkompliziert auf Basis von der Shopware Schnittstelle einzurichten oder zu bedienen, sind keinerlei Programmierkenntnisse nötig. Die Shop-Software ist gut strukturiert und logisch aufgebaut und anpassbar auf Ihre individuellen Anforderungen. Darüber hinaus lässt sich Shopware bis ins kleinste Detail konfigurieren und mithilfe von Plugins erweitern. So stehen über 1500 fertige Plugins zum Download bereit und ermöglichen jeden Nutzer eine hohe Individualität.

Sollte man dann aber doch mal nicht weiterwissen, so gibt es entweder die Möglichkeit den kostenpflichtigen Support oder aber die kostenlose Community zu nutzen. Es gibt zu nahezu jeder Funktion eine gute deutschsprachige Dokumentation, die von den Mitgliedern stetig aktualisiert sein sollte. Falls die Dokumentation ein Problem nicht direkt lösen kann, kann man alternativ auch im offiziellen Forum von der Shopware Schnittstelle nach einer Lösung suchen und so stets den Überblick behalten.

Nachteile von der Shopware Schnittstelle

Die größte Stärke von Shopware ist gleichzeitig auch die größte Schwäche. So führt der hohe Individualisierungsgrad dazu, dass Shopware relativ komplex ist. Shopsysteme wie z.B. Shopify sind grade bei der Erstellung eines neuen Online-Shops wesentlich leichter zu implementieren und zu bedienen.

Auch von Nachteil ist die Tatsache, dass Updates von Shopware, als auch Plugins immer manuell durchgeführt werden müssen. Hier gibt es bei konkurrierenden Shopsystemen Lösungen, bei den das automatisch passiert.

Onlineshop

Microsoft Dynamics NAV als perfekte Ergänzung

Microsoft Dynamics NAV bietet eine ganzheitliche Unternehmenslösung an, bei der keine Daten- und System-Silos gebildet werden. So bietet Ihnen Microsoft Dynamics NAV von der Materialplanung über Finanzbuchhaltung aber auch BI-Funktionen und innovative Kommunikationstools in Verbindung mit Office 365 eine Verknüpfung aller Bereiche. So können Ihre Mitarbeiter in nur einem System arbeiten und damit ihre Kunden effizienter bedienen.

Dank der verbreiteten Benutzeroberfläche von Office & Co., finden Nutzer einen schnellen Einstig in die Bedienung. Das System sammelt alle Daten von Textdateien, über Bilder bis hin zu allen zu einem ERP-Datensatz gehörigen allgemeinen Bürodaten.

Zusätzliche Funktionen, wie das Ampelsystem signalisieren die Dringlichkeit von Aufgaben und ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der anstehenden Aufgaben. Mithilfe des Workflow-Managements können Ihre Mitarbeiter jedoch auch schon proaktiv auf Veränderungen hingewiesen werden. Außerdem erhalten Ihre Mitarbeiter, dank der rollenbasierten Zugriffe erhalten nur die Informationen, die für ihre Abteilung auch wichtig sind. Darüber hinaus ist es bei vorgenommenen Änderungen an Datensätzen jederzeit möglich diese zurückzuverfolgen.

Weitere der zahlreichen Vorteile von Microsoft Dynamics NAV ist die Flexibilität, die die ERP-Lösung mit sich bringt. So ist es egal, ob Tablet, PC oder Smartphone, Sie können quasi von jedem Endgerät aus auf das ERP-System zugreifen und dabei auch sämtliche Kommunikationskanäle wie E-Mails, Sprachnachrichten oder Messenges verwenden. Folglich haben Ihre Mitarbeiter von überall Zugang auf das ERP-System.

Ebenso flexibel ist die ERP-Lösung in den Branchenanforderungen. So ist es möglich zusätzliche Module und Spezialprogramme für diverse Branchen hinzuzufügen. So kann die ERP-Lösung noch individueller auf Sie zugeschnitten werden. Auch müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wenn ihr Unternehmen wächst, da Microsoft Dynamics NAV mit steigenden Anforderungen beliebig ausgeweitet werden kann, ohne dass die zu Performanceeinbüße führt.

Fazit

Wer auf der Suche nach einem starken Shop- und ERP-System ist, welches individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingestellt werden kann und um etliche Plugins oder Module erweitert werden kann, wird hier für das gewünschte Produkt fündig. Die Kombination dieser beiden Systeme ist insbesondere für mittelständische Unternehmen ausgelegt und bietet auch für Unternehmen mit besonderen Branchenanforderungen genügend Flexibilität.

Warenwirtschaft / ERP mit Shopware

Um mit einem Online-Shop wirtschaftlich erfolgreich zu sein und wachsen zu können, ist heutzutage ein Warenwirtschafts- bzw. ERP-System zwangsläufig nötig. Im folgenden Beitrag soll erläutert werden, warum der Einsatz eines solchen Systems unabdingbar ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet. Bezüglich Shopware nennen wir Warenwirtschaftssysteme, die sich an Shopware anbinden lassen.

Was ist eine Warenwirtschaft / ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und befasst sich, wie der Name bereits sagt, mit der Geschäftsressourcenplanung. Ziel der Einführung eines modernen ERP-Systems sollte es sein, betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren eines Unternehmens so effizient wie möglich zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei ist es egal, um was für Geschäftsressourcen es sich handelt.

Der Begriff ERP ist nicht mit dem Begriff Warenwirtschaft gleichzustellen. Es ist wichtig zwischen den beiden Begriffen zu unterscheiden. Ein Warenwirtschaftssystem dient primär dazu, den Warenfluss im Geschäftsprozess eines Unternehmens abzubilden und beschränkt sich auf die Bereiche Lagerhaltung, Logistik und Disposition.

Ein ERP-System hingegen ist viel weitreichender. Der Schwerpunkt einer ERP-Software liegt mehr darauf, die Planung und Integration aller relevanten Daten für die gesamte Ressourcenplanung abzubilden.

Warum eine Warenwirtschaft oder ein ERP-System für Shopware?

Die kostenlose Community-Edition (CE) von Shopware bietet bereits ausreichende Funktionen, um einen Online-Shop betreiben zu können. Jedoch beinhaltet das Shopsystem keine Warenwirtschaft oder gar ein ERP-System. Folglich sind sämtliche Prozesse zur Bestellabwicklung und der Artikelpflege manuell zu betreiben. Mit wachsendem Bestellaufkommen sind die manuellen Prozesse nicht nur immer aufwendiger und unwirtschaftlicher, sondern stellen auch eine große Fehlerquote dar.

Demgemäß ist für den ernsthaften Betrieb eines erfolgreichen Online-Shops, die Nutzung eines Warenwirtschafts- bzw. ERP-System unerlässlich. Ein solches System übernimmt viele standardisierte und wiederkehrende Aufgaben automatisch und stellt diese übersichtlich und effizienter gestaltet dar.

Um hohe Projektkosten oder wirtschaftliche Misserfolge zu vermeiden, sollte die Wahl des richtigen Systems oder die Anbindung vorhandener Systeme gut überlegt und geplant werden.

Online-Shop

Welche Aufgaben übernimmt eine Warenwirtschaft?

Sowohl ein Warenwirtschaftssystem als auch ein ERP-System übernehmen entlang der Wertschöpfungskette wichtige Funktionen und automatisieren Prozesse. Schließlich zeichnet sich ein guter Online-Shop darin aus, dass Ware schnell, zuverlässig, vollständig und wirtschaftlich vertrieben werden. Um dies zu erzielen, müssen Prozesse für Lager/Artikelverwaltung, Einkauf und Verkauf, Kunden und Lieferanten in einem Warenwirtschaftssystem ineinandergreifen.

Lager/Artikelverwaltung

Die Warenwirtschaft hält neben den Artikelinformationen auch Informationen darüber, welche Artikel in welcher Stückzahl vorhanden sind. Durch das digitale Warehouse Management weiß das System jederzeit exakt, welche Mengen, von welchem Artikel an welchem Lagerplatz liegen. Die digitale Bestandsführung bietet nicht nur die Möglichkeit Logistikprozesse zu optimieren und Lagerplatz effizienter zu nutzen, sondern legt zudem auch den Grundstein für eine kontinuierliche Inventur, da alle Warenein- und ausgänge kontinuierlich erfasst werden.

Einkauf & Verkauf

Voraussetzung für eine Lagerverwaltung ist natürlich, dass man etwas zum Lagern hat. Im Zusammenspiel mit dem Lager und dem Verkauf steuert der Einkaufsbereich einer Warenwirtschaft die bedarfsorientierte Beschaffung im Unternehmen.

So werden die Informationen des Lieferanten und Einkaufspreise im System hinterlegt, darüber hinaus können Mindest- bzw. Sollbestände hinterlegt werden, um bei Bedarf automatische Bestellvorgänge erstellen zu können. Das ermöglicht selbst bei sehr vielen Artikeln und einem hohen Bestellvolumen eine Kontrolle und Übersicht des tatsächlichen Bedarfs zu haben.

Die Warenwirtschaft unterstützt aber auch im Verkaufsprozess, indem es z.B. Angebote oder Rechnungen in digitaler Form erstellt und versendet. Hierzu ist es möglich Artikelpreise, Zahlungsmöglichkeiten und Konditionen Kundenindividuell zu hinterlegen.

Logistik/Distribution

Im Online-Handel spielt der Versand gegenüber von stationären Handel eine besonders große Rolle. Folglich ist es auch in diesem Bereich wichtig, dass man die Übersicht nicht verliert und möglichst viele Prozesse automatisiert.

Ein Warenwirtschaftssystem erstellt z.B. Lieferscheine oder Versandetiketten automatisch. Darüber hinaus bieten moderne Systeme ein papierloses Arbeiten mittels digitaler Dokumente und barcodegestützter Erfassung.

Finanzwesen

Auch im Online-Handel sind die Zahlungsabwicklungen und die Erfassung dieser von Bedeutung. Hier liegt die Herausforderungen, dass bei hunderten Bestellungen und Gutschriften die Zahlungsein- und Ausgänge der richtigen Bestellungen bzw. dem richtigen Kunden zugeordnet werden.

Leistungsfähige Systeme unterstützen hier, indem z.B. Buchungen auf dem Bankkonto automatisch auslesen und zuweisen oder überfällige Rechnungen angemahnt werden.

Welche Systeme gibt es für Shopware?

Der Markt für ERP- oder Warenwirtschaftssysteme ist ebenso vielfältig, wie die Einsatzbereiche. Bekannte Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme sind z.B.:

• Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision)
• Xentral (ehemals WaWision)
• PICKWARE
• WECLAPP
• VARIO
• Lexware
• SAGE
• Reybex

Welches System ist das richtige für mich?

Eine häufig gestellte Frage lautet: „Welche Lösung ist für Shopware die Beste?“ Die Antwort auf diese Frage ist nicht pauschal zu beantworten. Es spielen diverse Faktoren eine Rolle. Beispielsweise die Branche, Unternehmensgröße, Vertriebsstrategie, Prozesse, Preisvorstellungen und vieles mehr.

Ebenso zu berücksichtigen ist die Tatsache, dass das System gesetzeskonform arbeitet und regelmäßig mit Updates sowie mit einem guten Support durch den Hersteller ausgestattet wird. Schließlich ist eine unsichere und unzuverlässige Software unbrauchbar. Gleicherweise ist zu beachten, dass das ausgewählte System Erweiterungsmöglichkeiten bietet.

Das ist sinnvoll, um das System bei zunehmender Unternehmensgröße nicht gleich austauschen zu müssen. Darüber hinaus kann durch zusätzliche Module das System individueller an die Bedürfnisse angepasst werden und leicht erweitert werden.