Lessons Learned – 7 Schritte der digitalen Transformation

Die digitale Transformation ist nichts neues – und IT Projekte gibt es schon lange. Eigentlich haben wir alle unsere Lessons Learned wie man solche Projekte erfolgreich macht. Und doch gibt es unzählige nicht erfolgreiche Projekte. Dieser Artikel soll sie daran erinnern, wie es besser geht.

Lassen Sie mich mit drei Kernaussagen starten:

• Digitalisierungsprojekte sollten technische Fragestellungen zunächst zurückstellen.
• Zuerst geht es um den Mehrwert: wie kann der Kunden nachweislich besser, schneller und effizienter bedient werden?
• Die erste Aufgabe besteht folglich darin Punkte zu identifizieren, wie der Kunde durch die Vernetzung der Online- und Offline-Welt einen Nutzen erhält.

Im Vordergrund stehen Ideen – nicht die Technik

Es geht bei der Digitalisierung nicht primär um Technik, sondern darum mit Hilfe der Technik die Geschäftsprozesse & die Schnittstelle zum Kunden zu optimieren. So, dass sie befreit sind von Medienbrüchen, Warterei und komplexen Strukturen. Also ist die Frage,  wie kann man das klassische Geschäftsmodell mit modernen IT Lösungen im Bereich von Apps und Web sinnvoll ergänzen.

Technisch ist heute fast alles möglich – die Herausforderung der IT-Abteilungen und IT-Dienstleistern ist daher weniger die Umsetzung zu realisieren. Vielmehr ist es deren Aufgabe gemeinsam mit dem Business gemeinsam die beste Lösung für die Kunden zu finden.

Lessons Learned – Schritt für Schritt ans Ziel

Wie so oft hilft es auch hier, die große Herausforderung in kleine Schritte zu unterteilen. Meine Erfahrung hat gezeigt, die folgenden 7 Schritte helfen digitale Projekte zum Erfolg zu führen.

1. Schritt: Workshop

Im ersten Schritt sollte im Rahmen von Workshops Potentiale der digitalen Transformation identifiziert werden:

• Wo verliert das Unternehmen Zeit & Geld?
• Wann muss der Kunde auf uns warten?
• Wo gibt es bereits Innovationen im Markt, beim Wettbewerb oder in anderen Branchen?
• Wie kann man mit der Vernetzung von Offline- und Online Welt Mehrwerte für den Kunden schaffen?
• Wie lassen sich mit vorhanden Informationen & Daten bessere Kundenerlebnisse erreichen?

Im Rahmen dieser Treffen sollten sich die Geschäftsführung, die IT-Abteilung aber vor allem die Business Bereiche zusammen setzen. Sie kennen die Bedürfnisse der Kunden am besten. Externe können hier Impulse liefern – sollten aber nicht die treibende Kraft sein.

2. Schritt: Anwendungsfälle identifizieren

Ziel der Workshops ist es konkrete Anwendungsfälle zu identifizieren der Umsetzung im nächsten Schritt angegangen werden kann. Lessons Learned ist: Dies ist der schwierigstes und wichtigste Teil des Digitalisierungsprozesses. Die Entwicklung solcher Ziele & Anwendungsfälle sollte daher zunächst losgelöst von den Umsetzungsmöglichkeiten und der Technik geschehen.

3. Schritt: Prioritäten festlegen

In den oben genannten Workshops entstehen meist einige Anwendungsszenarien, wie das Unternehmen sich in ein digital-driven business entwickeln kann. Da nicht alles auf einmal gemacht werden kann, muss man die Ideen priorisieren. Hier sollten die Technik an Tisch und den zu erwartenden Aufwand einschätzen. Die Priorisierung sollte davon ausgehen: Wo kann man mit dem geringsten Aufwand den größten Nutzen schaffen?

4. Schritt: Mit Quick Wins starten

Im nächsten Schritt geht es darum möglichst schnell erste Ergebnisse zu erreichen. Mit den so identifizierten QuickWins lassen sich meist bestehende Prozess schnell verbessern und automatisieren. Am Ende werden so erste Erfolge erzielt und in kleinen Schritten die Basis für die größeren Veränderungen gelegt.

5. Schritt: Erfolge feiern

Nutzen sie diese ersten Erfolge – als Marketinginstrument für die Veränderung. Vergessen Sie nicht, sie müssen Ihre Organisation mit nehmen auf Ihrer Reise in die digitale Welt. Dazu ist es wichtig, dass sie erklären warum diese Veränderung notwendig ist, wie sie abläuft, was sie für Auswirkungen hat und was sie für einen Nutzen hat.

6. Schritt: Grundlegende Projekte realisieren

Nach den ersten Erfolgen starten Sie mit den großen Veränderungen. Hier geht es darum das Geschäftsmodell der digitalen Transformation zu unterziehen und Projekte zu realisieren, die die Durchschlagskraft deutlich erhöhen. Der Entwicklung neuer digitalen Geschäftsprozessketten und ggf. sogar neuen digitalen Geschäftsmodellen.

Neben den größeren Herausforderungen in den Bereichen Geschäftsprozesse & Technologie ist vor allem das Change Management hier sehr wichtig. Unterschätzen sie nicht die Angst der Mitarbeiter – selbst im Rahmen des Projektteams – vor diesen Veränderungen.

7. Schritt: Veränderung in kurzen Sprints schaffen

Dabei ist es wichtig in kleinen schnellen Schritten voran zu kommen. Sie werden die Veränderung nicht erfolgreich abschließen wenn sie daraus ein jahrelanges Großprojekt machen. Teilen sie daher auch die Implementierung der grundlegenden Veränderungen in kleine Abschnitte – stellen Sie es sich vor wie eine Reihe von kurzen Sprints, mit immer neuen Zwischenzielen.

Fazit

Noch ein letzte Lesson Learned: Der Wandel und die damit verbundene Komplexität ist in Zukunft nichts besonderes mehr, sondern ein ständiger Begleiter im Business.  Stellen Sie sich also lieer darauf ein wie sie damit geschickt umgehen und diesen erfolgreich gestalten. Nutzen sie dazu ihre Energie anstatt zu versuchen sich dagegen zu wehren. Wenn sie diese Herausforderung als etwas positives sehen und ihren Spaß dabei finden werden sie auch erfolgreich sein damit.