Change Projekte mit Struktur

Viele Change Projekte erfüllen nicht die Erwartungen – es heißt nur jede achte oder sogar 10. Change Initiative erreicht ihr Ziel. Digitalisierung oder digitale Transformation ist jedoch neben der Technik vor allem ein Change Prozess!

Nach unseren Erfahrungen hilft hier ein strukturiertes, pragmatisches und gemeinschaftliches Vorgehen. Dazu braucht es zunächst keine Technik. Das Vorgehen möchten wir hier gerne erläutern.

Erster Schritt: Das Ziel-Bild klären

Dieser Schritt vereint zwei wichtige Aspekte und wir häufig für Change Projekte vernachlässigt. Es geht einerseits darum sich im Vorfeld über das Ziel des Vorhabens detailliert klar zu werden. Das Ziel ist gleichzeitig auch das spätere Messkriterium für den Erfolg des Projektes. Nehmen Sie sich ruhig ein wenig Zeit um zu klären was sie mit der Maßnahme erreichen möchten und wie sie später prüfen, ob sie erfolgreich waren. Die Festlegungen, die sie hier machen helfen Ihnen im Laufe der Umsetzung in der Kommunikation, der Motivation und der Fortschrittskontrolle.

Auf der anderen Seite, ist es wichtig, dass sie ein Bild des Ergebnisses skizzieren. Für alle Betroffenen ist es leichter sich mit dem Vorhaben zu identifizieren, wenn sie wissen wie das Ergebnis aussehen soll bzw. aussehen wird.

Zweiter Schritt: Umgang mit Risiken klären

Ein massiver Veränderungsprozess wird nicht ohne Schwierigkeiten, auch im Tagesgeschäft, von statten gehen. Daher muss jeder in der Organisation wissen, wie man damit umgeht. Beispiele:

• Was erklärt man den Kunden?
• Wie managt man Ausfälle?
• Was sind Notfall-Betriebsoptionen?

Wenn man hierfür gerüstet ist, reduziert man die Ängste und Sorgen von engagierten Mitarbeitern und sie können sich auf die Umsetzung konzentrieren.

Dritter Schritt: Kommunikation für Change Projekte

Wie so oft – Kommunikation ist das wichtigste. Hierzu ist es wichtig zu klären wer in der Organisation die relevanten Positionen sind, die als Multiplikator fungieren. Sie müssen hinter dem Vorhaben stehen und auch bei entsprechenden Gelegenheiten darüber berichten, auf etwaige Sorgen der Mitarbeiter eingehen bzw. die Zielsetzung, Notwendigkeit und Vorteile kommunizieren.

Vierter Schritt: Change Manager / Projekt Manager als Coach

Die Veränderung muss in erster Linie von den Betroffenen ausgehen. Daraus resultiert eine andere Aufgabe für den Projekt Manager oder Change Manager. Hier geht es in erster Linie darum den Teams zu helfen dies zu erreichen, durch:

• Fortschrittsmessung
• Risikoabschätzung, Risikobewertung und Entscheidungshilfe
• Also Coaching bei der Umsetzung

Fünfter Schritt: Portfolio Management

Wie immer gilt: es geht nicht alles auf einmal. Der Digitalisierungstrend hat den Veränderungsbedarf deutlich beschleunigt. Dies hat viele Unternehmen dazu veranlasst (zu)viele Projekte aufzusetzen. Hier ist weniger meist mehr! Lieber mit Priorität ein Projekt abschließen bevor das nächste startet. So erreicht man Erfolge und auch Mehrwert oder Business Value und kann die nächste Maßnahme darauf aufbauen. Ein Aspekt an dem viele Unternehmen bisweilen scheitern.

Um das zu erreichen ist es sehr wichtig eine Übersicht über das Projektportfolio zu haben und die Bedeutung der einzeln Maßnahmen für das Unternehmen zu kennen, sowie deren Abhängigkeiten untereinander.  Dies vorausgesetzt, muss man dann so konsequent sein gemäß diesen Erkenntnissen zielgerichtet nacheinander die einzelnen Veränderungen anzugehen.

Sechster Schritt: Kontinuierliche Fortschrittskontrolle und Erfolgsmessung

Während der Umsetzung der Change Projekte ist es wichtig, kontinuierlich deren Fortschritt zu überwachen:

• Das hilft bei der Status Einschätzung
• Motiviert die Teams und
• weist auf Schwierigkeiten hin

Hier ist häufig eine etwas engmaschiger Überprüfung sogar hilfreich – das drückt nicht nur die Bedeutung des Vorhabens aus sondern hilft auch schnell auf Probleme reagieren zu können.

Darüber hinaus ist die Messung des Erfolgs eine mehr also notwendige Maßnahmen – dann am Ende wollen wir damit was erreichen für das Unternehmen.

Fazit

Unsere Erfahrung in unzähligen Veränderungsprozessen hat gezeigt, wenn man ein paar Maßnahmen und Bedürfnisse beachtet kann man gute Erfolge erzielen und auch die gewünschten Ergebnisse erreichen. Wir hoffen wir konnten ihnen mit diesem Beitrag ein paar Tipps geben.