Bestellungen per Telefon oder Mail aufgeben war gestern – auch im B2B Bereich

Im B2C Bereich hat sich E-Commerce bereits etabliert. Marktplätze wie Amazon, Otto und Zalando illustrieren dies deutlich. So machen viele Unternehmen über neue und eigene Online-Vertriebskanäle einen Großteil ihrer Umsätze. Das bringt nicht nur dem Unternehmen einige Vorteile, sondern auch dem Kunden. Dem Kunden ist es möglich, bequem von der Couch zu Hause mit einem Klick zu bestellen und sich die Ware vor die Haustür liefern lassen.

Im Bereich der Zulieferer sieht das häufig noch anders aus. Hier erfolgen Bestellungen oft noch über das Telefon oder mittels E-Mails. Dem schließt sich dann gerne auch noch ein umständlicher Kommunikationsweg an, wenn Kapazitäten oder Lieferungen erst noch vom zuständigen Sachbearbeiter in Erfahrungen gebracht werden muss. Insbesondre Unternehmen in weniger innovativ geprägten Branchen mit digital weniger affinen Mitarbeitern setzen nach wie vor auf solche Bestellabwicklungen. So erfolgen rund 85 Prozent der Bestellungen im Zulieferbereich per Telefon oder per Mail. Selbst B2B Unternehmen, die bereits eine digitale Plattform verfügen, berichten dass nur ca. 15 – 20 Prozent der Bestellungen tatsächlich online abgewickelt werden.

Solche Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß. Insbesondere unter Berücksichtigung, dass in vielen Unternehmen ein Generationswechsel ansteht, wird sich die Erwartungshaltung auch im B2B Bereich spürbar ändern. Wer also weiterhin gut aufgestellt sein will, muss umdenken. Wer die Veränderungen aufschiebt, verliert potenzielle Kunden, die bereits „up to date“ agieren.

Alle Branchen profitieren von digitalisierten Lieferketten

Spickt man in die Automobilbranche so sind bereits fast 80 Prozent der Zulieferer digitalisiert, da sich diese an die Vorgaben der Konzerne orientieren, die in der Regel eine digitalisierte Lieferkette voraussetzen. Anders sieht es bei Zulieferer aus, die über einen breites Kunden- und Abnehmerspektrum verfügen. Diese erhalten weniger Druck von ihren Kunden als Unternehmen mit entsprechend wenig Großkunden, auf die sie angewiesen sind. Trotzdem ist die Digitalisierung der Bestellkanäle für Zulieferer in allen Branchen relevant! Auch für die Lebensmittelbranchen und Nahrungsmittelzulieferer kann der E-Commerce eine durchaus interessante ergänzende Alternative sein.

Chancen die mit der Digitalisierung des B2B Bereichs einher gehen

Die Vorteile einer digitalisierten Lieferkette sind vielfältig. So können sich Kunden online bereits über das Produkt informieren bzw. recherchieren. Aufgrund dessen, dass im B2B-Bereich häufiger viele Konfigurationsmöglichkeiten vorliegen, ist es durchaus sinnvoll eine Plattform zu haben, der tiefe Filter- und Konfigurationsmöglichkeiten bietet. Darüber hinaus ist über die Plattform für den Kunden auch einsehbar, welche Artikel vorrätig sind, sofern die Bestellprozesse digital erfolgen. Durch die Anbindung eines ERP-Systems können angebundene Unternehmen digital einsehen, wie die Lagerbestände sind und bei Bedarf entsprechend automatisch nachzubestellen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass neue Kunden erschlossen werden können. So ist es bei vielen Betrieben häufig der Fall, dass ein Auftrag eine gewisse Mindestgröße erreichen muss, da es sich für das Unternehmen sonst nicht lohnt. Grund hierfür ist unteranderem der Aufwand der Mitarbeiter, die Anfragen etc. abwickeln zu müssen, welche entsprechend höhere Kosten verursachen. Solche B2B Kunden können ohne große Mehrkosten mit einer Online-Lösung bedient werden. Da auch viele kleinere Kunden aufsummiert zu höheren Umsätzen bzw. Gewinnen beitragen, können mithilfe einer Online-Lösung plötzlich Umsätze mitgenommen werden, die man bislang liegen gelassen hat. Darüber hinaus verwischen die Landesgrenzen, da bei Nutzung von Online-Lösungen auch internationale Kunden sich online leichter erreichen lassen.

Jedoch bedeutet eine Online-Plattform allein noch keine Digitalisierung von Lieferketten oder Prozessen. Wenn Prozesse, Bestellabwicklungen oder Lagerbestände weiterhin analog ablaufen bzw. abgerufen werden verpuffen die Chancen auf Kosteneinsparung und des Zeitgewinns.

Der Digitalisierungsprozess muss sich durch die ganze Wertschöpfungskette ziehen. Von der Bestellung bis zum Versand muss die gesamte Produktion digital abgebildet und erfasst werden. Hierzu kommen insbesondere ERP-Systeme bzw. Warenwirtschaftssystem zum Einsatz. Beispiel hierfür, haben wir bereits in diesem Artikel erläutert: „Warenwirtschaft / ERP mit Shopware„

Voraussetzungen für die Umsetzung der Digitalisierung sind…

Grundsätzlich sind die wichtigsten Voraussetzungen für die Umsetzung eines digitalisierten Bestellprozesses der Wille zu Veränderung. Häufig lösen Vorschläge Prozesse zu digitalisieren, Skepsis in der Belegschaft aus. Daher ist es die Aufgabe des Managements die Skeptiker an Bord zu holen und eine größere Bereitschaft für Innovation zu schaffen. Denn nichts ist unsinniger, als wenn die digitalen Prozesse nicht angenommen werden. Das Management könnte z.B. die damit verbundenen Vorteile kommunizieren und der Belegschaft erklären, was für Vorteile dies auch für sie mitbringt.

Darüber hinaus verlangt die Digitalisierung an vielen Stellen „saubere“ Stammdaten. Was wir immer wieder beobachten, ist der Fakt, dass die Qualität der Stammdaten (z.B. der Artikeldaten/Produktdaten) in vielen Unternehmen nicht ausreicht, um digitale (automatische) Prozesse abzubilden. Solange man viele Prozesse manuell abbildet, werden diese Defizite durch den Mensch und sein Know-How gelöst – die Maschine schafft das nicht. Daher ist häufig eine „Stammdaten Bereinigungskampagne“ eine Maßnahme im Rahmen der Digitalisierung.

Die eigentliche Digitalisierung der Lieferketten, vorausgesetzt das Unternehmen hat bereits einen gewissen Grad an Digitalisierung (z.B. ein ERP-System) erreicht, nimmt in etwa drei bis sechs Monate in Anspruch. Grund für die Zeit ist, dass Unternehmen immer sehr individuell sind und eigene Prozesse, Anlagen und Dokumentationssysteme haben. Folglich sollte die Technologie optimal auf die Kundenanforderungen zugeschnitten sein.

Fazit

Um die Digitalisierung kommen auch Zulieferunternehmen nicht mehr drumherum. Wer nicht von der Konkurrenz abgehängt und vom Markt verdrängt werden will, sollte die Lieferketten und Bestellprozesse auf den digitalen Stand der Dinge bringen. Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite kann die Transformation in weniger als einem halben Jahr abgeschlossen sein und Sie können sofort von den Vorteilen profitieren.

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Welche Ziele sind zu definieren und wie bilde ich die Shop-Prozesse ab?

Im ersten Schritt sollte sich die Frage gestellt werden, welche Ziele mit dem Relaunch oder der Eröffnung eines Onlineshops verfolgt werden und welche Anforderungen oder Herausforderung sich daraus ergeben? Hierzu sollten Sie Ihre aktuelle sowie zukünftigen Shop-Prozesse genau analysieren. Ziel ist es, zu bestimmen, wie das ideale Tagesgeschäft aussieht, um weitere Ziele und damit verbundene Anforderungen an den neuen Shop auszumachen. Konkrete Fragestellungen könnten wie folgt lauten:

• Woher stammen die Produktdaten?
• Woher stammen die Informationen über Lagerbestände und Preise?
• Welche Versandarten werden angeboten?
• Welche Zahlungsarten werden angeboten?
• Wie / Wo werden die Bestellungen bearbeitet? Im ERP- oder Shopsystem?
• Welche weiteren Systeme gibt es neben dem Shopsystem und welche Informationen müssen zwischen dem Shop und (eventuelle) anderen Systemen ausgetauscht werden?
• Welche Konfigurationsmöglichkeiten haben die Produkte?

In Abhängigkeit des Umfangs bzw. welche Anforderungen an den Onlineshop gestellt werden, sollte natürlich auch über das verfügbare Budget nachgedacht werden.

Das richtige Shopsystem wählen!

Zunächst sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welches System am ehesten zu Ihrer Strategie passt. Letzten Endes hängt es von Ihren Bedürfnissen ab, wer der geeignete Umsetzungspartner für Sie ist. In diesem Beitrag unterscheiden wir zwischen folgenden Kategorien von Shopsystemen:

Was für Dienstleister gibt es?

Häufig stellt sich heraus, dass den Kunden nicht klar ist, inwieweit sich die unterschiedlichen Dienstleister im E-Commerce Bereich unterscheiden. Daher verdeutlichen wir die jeweiligen Leistungsspektren zum besseren Verständnis. Schließlich ist es als Kunde wichtig zu wissen, wonach man eigentlich sucht, um den zu einem ideal passenden Dienstleister zu finden.

E-Commerce-Dienstleister:

• Design und Usability-Enginieering
• Erstellung technischer/funktionaler Konzepte
• Hosting
• technische Beratung
• technische Umsetzung
• Wartung

Online-Marketing-Agentur:

• AdWords und Google Shopping
• Branding
• Content Marketing
• Erstellung einer Marketing Strategie
• Online-Marktplatz-Optimierung
• Suchmachschinenoptimierung (SEO)

ERP-Dienstleister:

• Anpasung am ERP
• Bereitstellung einer Schnittstelle auf Seiten des ERP
• Implementierung eines ERP-Systems

Welcher Schritt folgt nun?

Wenn die genannten Punkte abgearbeitet worden sind und Sie eine klare Vorstellung darüber haben, was Sie haben möchten, kann die Angebotseinholphase beginnen. Haben Sie weitere Fragen zum weiteren Vorgehen? Dann beraten wir Sie gerne persönlich!

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Was ist eine Warenwirtschaft / ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und befasst sich, wie der Name bereits sagt, mit der Geschäftsressourcenplanung. Ziel der Einführung eines modernen ERP-Systems sollte es sein, betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren eines Unternehmens so effizient wie möglich zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei ist es egal, um was für Geschäftsressourcen es sich handelt.

Der Begriff ERP ist nicht mit dem Begriff Warenwirtschaft gleichzustellen. Es ist wichtig zwischen den beiden Begriffen zu unterscheiden. Ein Warenwirtschaftssystem dient primär dazu, den Warenfluss im Geschäftsprozess eines Unternehmens abzubilden und beschränkt sich auf die Bereiche Lagerhaltung, Logistik und Disposition.

Ein ERP-System hingegen ist viel weitreichender. Der Schwerpunkt einer ERP-Software liegt mehr darauf, die Planung und Integration aller relevanten Daten für die gesamte Ressourcenplanung abzubilden.

Warum eine Warenwirtschaft oder ein ERP-System für Shopware?

Die kostenlose Community-Edition (CE) von Shopware bietet bereits ausreichende Funktionen, um einen Online-Shop betreiben zu können. Jedoch beinhaltet das Shopsystem keine Warenwirtschaft oder gar ein ERP-System. Folglich sind sämtliche Prozesse zur Bestellabwicklung und der Artikelpflege manuell zu betreiben. Mit wachsendem Bestellaufkommen sind die manuellen Prozesse nicht nur immer aufwendiger und unwirtschaftlicher, sondern stellen auch eine große Fehlerquote dar.

Demgemäß ist für den ernsthaften Betrieb eines erfolgreichen Online-Shops, die Nutzung eines Warenwirtschafts- bzw. ERP-System unerlässlich. Ein solches System übernimmt viele standardisierte und wiederkehrende Aufgaben automatisch und stellt diese übersichtlich und effizienter gestaltet dar.

Um hohe Projektkosten oder wirtschaftliche Misserfolge zu vermeiden, sollte die Wahl des richtigen Systems oder die Anbindung vorhandener Systeme gut überlegt und geplant werden.

Online-Shop

Welche Aufgaben übernimmt eine Warenwirtschaft?

Sowohl ein Warenwirtschaftssystem als auch ein ERP-System übernehmen entlang der Wertschöpfungskette wichtige Funktionen und automatisieren Prozesse. Schließlich zeichnet sich ein guter Online-Shop darin aus, dass Ware schnell, zuverlässig, vollständig und wirtschaftlich vertrieben werden. Um dies zu erzielen, müssen Prozesse für Lager/Artikelverwaltung, Einkauf und Verkauf, Kunden und Lieferanten in einem Warenwirtschaftssystem ineinandergreifen.

Lager/Artikelverwaltung

Die Warenwirtschaft hält neben den Artikelinformationen auch Informationen darüber, welche Artikel in welcher Stückzahl vorhanden sind. Durch das digitale Warehouse Management weiß das System jederzeit exakt, welche Mengen, von welchem Artikel an welchem Lagerplatz liegen. Die digitale Bestandsführung bietet nicht nur die Möglichkeit Logistikprozesse zu optimieren und Lagerplatz effizienter zu nutzen, sondern legt zudem auch den Grundstein für eine kontinuierliche Inventur, da alle Warenein- und ausgänge kontinuierlich erfasst werden.

Einkauf & Verkauf

Voraussetzung für eine Lagerverwaltung ist natürlich, dass man etwas zum Lagern hat. Im Zusammenspiel mit dem Lager und dem Verkauf steuert der Einkaufsbereich einer Warenwirtschaft die bedarfsorientierte Beschaffung im Unternehmen.

So werden die Informationen des Lieferanten und Einkaufspreise im System hinterlegt, darüber hinaus können Mindest- bzw. Sollbestände hinterlegt werden, um bei Bedarf automatische Bestellvorgänge erstellen zu können. Das ermöglicht selbst bei sehr vielen Artikeln und einem hohen Bestellvolumen eine Kontrolle und Übersicht des tatsächlichen Bedarfs zu haben.

Die Warenwirtschaft unterstützt aber auch im Verkaufsprozess, indem es z.B. Angebote oder Rechnungen in digitaler Form erstellt und versendet. Hierzu ist es möglich Artikelpreise, Zahlungsmöglichkeiten und Konditionen Kundenindividuell zu hinterlegen.

Logistik/Distribution

Im Online-Handel spielt der Versand gegenüber von stationären Handel eine besonders große Rolle. Folglich ist es auch in diesem Bereich wichtig, dass man die Übersicht nicht verliert und möglichst viele Prozesse automatisiert.

Ein Warenwirtschaftssystem erstellt z.B. Lieferscheine oder Versandetiketten automatisch. Darüber hinaus bieten moderne Systeme ein papierloses Arbeiten mittels digitaler Dokumente und barcodegestützter Erfassung.

Finanzwesen

Auch im Online-Handel sind die Zahlungsabwicklungen und die Erfassung dieser von Bedeutung. Hier liegt die Herausforderungen, dass bei hunderten Bestellungen und Gutschriften die Zahlungsein- und Ausgänge der richtigen Bestellungen bzw. dem richtigen Kunden zugeordnet werden.

Leistungsfähige Systeme unterstützen hier, indem z.B. Buchungen auf dem Bankkonto automatisch auslesen und zuweisen oder überfällige Rechnungen angemahnt werden.

Welche Systeme gibt es für Shopware?

Der Markt für ERP- oder Warenwirtschaftssysteme ist ebenso vielfältig, wie die Einsatzbereiche. Bekannte Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme sind z.B.:

• Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision)
• Xentral (ehemals WaWision)
• PICKWARE
• WECLAPP
• VARIO
• Lexware
• SAGE
• Reybex

Welches System ist das richtige für mich?

Eine häufig gestellte Frage lautet: „Welche Lösung ist für Shopware die Beste?“ Die Antwort auf diese Frage ist nicht pauschal zu beantworten. Es spielen diverse Faktoren eine Rolle. Beispielsweise die Branche, Unternehmensgröße, Vertriebsstrategie, Prozesse, Preisvorstellungen und vieles mehr.

Ebenso zu berücksichtigen ist die Tatsache, dass das System gesetzeskonform arbeitet und regelmäßig mit Updates sowie mit einem guten Support durch den Hersteller ausgestattet wird. Schließlich ist eine unsichere und unzuverlässige Software unbrauchbar. Gleicherweise ist zu beachten, dass das ausgewählte System Erweiterungsmöglichkeiten bietet.

Das ist sinnvoll, um das System bei zunehmender Unternehmensgröße nicht gleich austauschen zu müssen. Darüber hinaus kann durch zusätzliche Module das System individueller an die Bedürfnisse angepasst werden und leicht erweitert werden.

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Was sind Zombie-Unternehmen?

Der Ursprung des Begriffs „Zombie-Unternehmen bzw. Firmen“ entstammt aus dem Begriff der „Zombie-Bank“, der durch das Platzen der Finanzblase 1990 geprägt wurde. Die Bezeichnung Zombie-Unternehmen entstand 2008 während der Finanzkrise und steht für ein Unternehmen, das hoch verschuldet ist, unprofitabel wirtschaftet und die Zinsen aus Krediten nicht tilgen kann. Bei diesen Unternehmen sind die Ausgaben und Aufwendungen höher als die Einnahmen und man nennt diese Unternehmen auch „Beinahe-Pleite-Unternehmen“. Des Weiteren nutzen diese Firmen neue Kredite, um bereits bestehende Kredite zu zahlen und investieren kein Geld mehr in das eigene Unternehmen.

Aufgrund der Niedrigzinspolitik und der Finanzspritzen der Banken, können sich Zombie-Unternehmen weitere Kredite mit geringen Zinsraten beantragen, um weitere Jahre als Unternehmen zu bestehen. Durch die verschiedenen Möglichkeiten für die Firmen sich über Wasser zu halten, findet keine natürliche Marktbereinigung statt und die Anzahl der Zombie-Firmen steigt sehr schnell an. Laut der Wirtschaftsauskunft der Creditreform von 2019 zählen ca. 8% aller deutschen Unternehmen als Zombie-Unternehmen. Während der Coronakrise ist die Anzahl höchstwahrscheinlich noch weiter gestiegen.

Infolgedessen sind die Auswirkungen von Zombie-Unternehmen unter anderem die Bremsung der Produktivität der Wirtschaft und die Verschwendung von Ressourcen, die in anderen Unternehmen produktiver sein können.

Das Risiko: Unzählige Insolvenzen und damit ein „Absturz“ der Wirtschaft

Die Auswirkungen von Zombie-Unternehmen ziehen weitere Folgen nach sich. In naher Zukunft ist vorhersehbar, dass viele Insolvenzen auf die deutsche Wirtschaft zukommen und dieser stark zusetzt. Sollte die Aussetzung der Insolvenzantragspflicht bis zum März 2021 gehen schätzt die Auskunftei Creditreform die Zahl der Zombie-Unternehmen auf 700.000 bis 800.000.

Durch die Verschiebung der Insolvenzen können im Nachhinein Firmen, denen es derzeitig noch gut geht, ebenfalls enorm schädigen und zu Grunde richten. Dies zieht die Verluste von vielen Arbeitsplätzen nach sich. Im Allgemeinen führt alles zu einer nicht mehr kontrollierbaren Kettenreaktion.

Aufgrund der unzähligen Unternehmen, die bereits vor der Coronakrise Schwierigkeiten hatten, sind die Zahlen verheerend. Laut der Wirtschaftsauskunftei Creditreform sind 7,9% bzw. jedes 13. Unternehmen in Deutschland nicht kreditwürdig, was in Zahlen knapp 295.000 Firmen entspricht. Schuld ist die EZB. Mit ihrer Nullzinspolitik förderte die EZB die Ausbreitung der Zombie-Unternehmen in Europa. Im Gegensatz dazu, sichert das Überleben dieser Firmen auch etliche unzählige Arbeitsplätze.

Die Politik möchte die Unternehmen, die sich derzeitig aufgrund der Coronakrise in Schwierigkeiten befindet, nicht so einfach aufgeben, während die Union die natürliche Marktsäuberung der Firmen vorantreiben will.

Der eigentliche Vorteil: Die Firmen gewinnen Zeit – sie müssen sie nur nutzen.

Es kursieren viele Thesen und Möglichkeiten für die Situation nach der Coronakrise im Netz. Dabei kam der Faktor Zeit in mehreren positiven Kontexten zusammen. Die Firmen, die sich derzeitig in der Krise befinden sollten den Vorteil nutzen, um sich neu zu strukturieren. Die Mittel, die zurzeit aufgrund der Coronakrise für Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollten, statt zur Verlustfinanzierung und Überlebenssicherung, zur Neuausrichtung oder anderen Möglichkeiten. Die Mittel sollten möglichst sinnvoll genutzt werden, um einen Wert zu schaffen, der das Überleben des Unternehmens nach der Krise sichert und nicht nur während der Krise. Es wird empfohlen eine Sanierung der Strukturen im Betrieb vorzunehmen, um eine nachhaltige Lösung zu schaffen. Der Vorteil ist dabei klar: Die operative Restrukturierung ist für Stakeholder die günstigste und nachhaltigste Alternative.

Als Beispiel fördert das Land Hessen mit der RKW die Restrukturierungen in der Digitalisierung der Unternehmen.

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Die Zeit nutzen und Prozesse digitalisieren

Die Digitalisierung einiger Unternehmen ändert den Markt erheblich. Die Wirtschaft versucht für den Markt gleich Lösungen und Bedingungen zu schaffen und damit die Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Alle Unternehmen, die bis jetzt ihre Prozesse nicht digitalisiert haben, sollten es nun mithilfe der staatlichen Förderungen (bspw. RKW) machen und die Vorteile nutzen. Ob Sie interne oder externe Prozesse digitalisieren wollen. Es gibt für jedes individuelle Problem eine Lösung, die auf Sie zugeschnitten ist.

Digitale Prozesse sind effizienter und können enorme Vorteile bei der Einführung von neuen Produkten und Dienstleistungen bringen, um sich im Wettbewerbsumfeld zu positionieren. Anhand eines Reifegradmodells kann bei kleinen bis hin zu großen Unternehmen festgestellt werden, welche digitalen Prozesse bereits bestehen und welche noch umgesetzt werden müssen und an welchen Stellen es Sinn macht. Denn Digitale Innovationen lassen sich nur in Arbeitsabläufe integrieren bei denen Daten und Technologien digital verarbeitet werden können.

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Chancen die sich daraus ergeben

Aus Krisen entstehen oft auch Möglichkeiten, die man bisher nicht in Betracht gezogen hat. In den meisten Fällen versuchen Unternehmer oder kleine Betriebe sich mit zusätzlichen Dienstleistungen über Wasser zu halten oder sich eine zweite Einnahmequellen aufzubauen. Denn das Sprichwort „Not macht erfinderisch.“ hat nicht ohne Grund einen hohen Stellenwert. Statt die Situation negativ zu sehen, haben vielen Menschen bzw. Betriebe beschlossen, dass eine Veränderung stattfinden muss, bevor es zu spät ist. Auch aus schlechten Situationen ergeben sich Chancen, man muss diese nur rechtzeitig erkennen und wahrnehmen.

Viele Unternehmen entstehen erst durch die Not und sind dringend notwendig, um in die hoffnungslose Situation wieder Hoffnung zu bringen – denn Sie schaffen zukünftig neue Arbeitsplätze, die bei Unternehmen wegfallen, die den Umbruch nicht rechtzeitig schaffen.

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Neue Geschäftsmodelle entwickeln

Die Coronakrise wird aus unternehmerischer Sicht als Treiber von Veränderungen bzw. als Treiber der Digitalisierung gesehen. Die Digitalisierung ist unausweichlich. Einer Umfrage bei unterschiedlichen Unternehmen zufolge bejahten mehr als 90 % der Befragten die Auswirkungen und Veränderungen auf das bisherige Geschäftsmodell des Unternehmens. Deshalb sind die Partnerschaften mit externen Dienstleistern unabdingbar, um strategische Ziele zu erreichen.

Die erste Veränderung fängt in den meisten Unternehmen beim Outsourcing an. Viele Unternehmen wollen Bereiche Ihrer Struktur Outsourcen, um Kosten zu senken und sich mehr auf Ihre Spezialitäten und Hauptfunktionen konzentrieren. Daraus ergibt sich die Chance für Dienstleister, die innovative Ansätze für neue Geschäftsideen entwickeln können, sich zu integrieren.

Die Krise prägt sich stark auf die Finanzbranche aus und besonders diese Unternehmen müssen schnell reagieren, um ihre Prozesse zu digitalisieren und ihren Kunden eine größere Auswahl an digitalen Angeboten zu schaffen. Nach einer Befragung der Banken werden die Vertriebskanäle, Neugeschäftsprozesse und Bestandsprozesse digitalisiert.

Die Krise hat nicht nur externe Prozesse verändert sondern auch interne. Viele Unternehmen, insbesondere im Finanz-Segment, setzen zurzeit auf Homeoffice. Bereits 90% der befragten Unternehmen setzen mindestens die Hälfte ihrer Mitarbeiter im Homeoffice ein. Der Bedarf liegt hierbei in der Ausstattung im Homeoffice, die noch nicht optimal für das Homeoffice ausgelegt ist und von den Mitarbeitern als mittelmäßig bis schlecht bewertet wird.

Auch in anderen Bereichen sind Trends zu erkennen, besonders im Online-Handel, wie z.B. Amazon konnten starke Zuwächse verzeichnet werden. Plattformen, wie Zoom, Microsoft Teams und andere weitere Programme wurden zur Weiterbildung in Schulen und Universitäten und zur Kommunikation innerhalb Unternehmen genutzt.

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E-Commerce Aktivitäten verstärken

Während der Krise mussten besonders Händler einstecken, die keinen Online-Shop hatten. Denn durch den Lockdown waren Konsumenten gezwungen auf den Onlinekauf umsteigen. Hier bleibt außer Frage, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nach B2C oder B2B-Kunden ausgerichtet sind. Während dieser Krise müssen sowohl B2C, als auch B2B Unternehmen ihre Vertriebskanäle erweitern. Die Coronakrise wird auch als Chance für den Online-Handel gesehen.

Wie bisher bekannt ist, ist dass Deutschland im Wandel zur Digitalisierung hinterher hängt. Während auf Kontinenten, wie Asien alles automatisiert ist und man überall digital bezahlen kann, sieht es in Deutschland seit Jahren noch etwas dürftig aus. Auch, was das Homeoffice angeht, sind die Prozesse noch lange nicht in die Betriebe implementiert und Homeoffice ist noch relativ selten und noch nicht richtig etabliert. Homeoffice sollte heutzutage ein Standard sein, für den man sich entscheiden kann.

Um zum Online-Shop zurückzukommen: Der Online-Handel hat sich, im Gegensatz zum letzten Jahr, beinahe verdoppelt. Hier besteht die Chance endlich eine Digitalisierung im Unternehmen durchzuführen, die seit längerer Zeit fällig ist. Bei einer Einführung eines Online-Shops sind einige Faktoren zu beachten. Insbesondere in Corona-Zeiten gibt es einige Herausforderungen, mit denen Sie rechnen müssen und die sich während der Krise enorm verändert haben. Wir helfen Ihnen bei Ihrem Online-Shop-Einstieg und auch beim Einstieg in die Digitalisierung.

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E-Commerce und Online Handel sind heutzutage nicht mehr wegzudenken, insbesondere Unternehmen müssen sich im digitalen Wandel über eine Umstellung und Erweiterung zum Online B2B Shop Gedanken machen. Während des Lockdowns aufgrund der Corona Krise waren, bis auf die wichtigsten Geschäfte, alle anderen geschlossen. Schließlich ist es auch von zuhause aus möglich bestimmte Artikel ganz einfach online zu bestellen und liefern zu lassen. Damit gewann der Online Handel während des Lockdowns mehr Kunden, die sich bisher geweigert haben, online zu bestellen. Der Gigant Amazon konnte, im Gegensatz zum Vorjahr, seinen Umsatz um 40% steigern.

Nach Angaben einer Befragung kaufen 58 Prozent weiterhin online ein, auch noch nach dem Lockdown.

Trotz guter Bewertungen der Konsumenten im Online Handel lassen sich viele Vorgänge und Prozesse noch optimieren. Besonders im Bereich B2B müssen noch viele Online-Händler den Prozess der Bestellung für Businesskunden überarbeiten und verbessern. Denn auch im B2B-Bereich sollten alle Vorgänge, die noch nicht digitalisiert wurden, digitalisiert werden. Die Online-Präsenz sollte angemessen gestaltet und an die Zielgruppe des Unternehmens angepasst sein, somit lassen sich

Des weiteren sind wichtige Funktionen, auf die geachtet werden müssen und die besonders einfach gehalten werden sollten, vor allem die Nutzbarkeit auf Mobilgeräten, Such- und Filterfunktion und die Angaben zu Verfügbarkeiten und Lieferzeit.

Durch Corona wächst auch das Phänomen im B2B Shop

Die Corona-Pandemie hat die Wirtschaft zu einer großen Umstellung gezwungen und diese sorgt nun weltweit für eine Umstrukturierung. Unternehmen müssen ihre Strategien neu aufstellen und neu bedenken. Wie sich Covid-19 auf den B2B-Handel auswirkt und welche Vorgehensweise die Unternehmen jetzt einschlagen sollten werden im Folgenden Abschnitt aufgezählt.

Für Unternehmen und ihre Mitarbeiter, die bisher einen persönlichen und direkten Kontakt zu ihren Kunden hatten, müssen nun ihre Wege zur Akquirierung und Beratung umstellen und auf die derzeitige Situation anpassen. Dabei verlassen sich die Unternehmen in den meisten Fällen auf ihre E-Commerce-Kanäle. Während viele Unternehmen ihre E-Commerce-Kanäle regelmäßig gepflegt und auf den neusten Stand gebracht haben, gibt es auch viele, die veraltete Methoden im E-Commerce verwenden und im digitalen Wandel nicht mitgekommen sind oder auch keinerlei E-Commerce-Kanäle aufgestellt haben.

Die Integration von E-Commerce im B2B-Bereich ist meist komplexer im Gegensatz zum B2C-Bereich und sind mit viel mehr Zeit und Aufwand verbunden, weshalb viele Unternehmen es bisher herausgezögert haben die Systeme für E-Commerce einzurichten.

So wie der Online-Handel im B2C-Bereich gestiegen ist, so sind auch die Traffics auf Unternehmensseiten während des Lockdowns gestiegen. Einer Untersuchung zufolge sind im März, vom 15. Bis zum 21.März, die Traffics der Webseiten um 16 Prozent und die Verkäufe um 17 Prozent, zum Vorjahr gestiegen. Ebenfalls ist der Traffic aus Suchanfragen ist in dieser Zeit um 14 Prozent gestiegen.

Die Punkte, die jedes Unternehmen bei einer Umstellung beachten sollte:

Je schneller sich ein Unternehmen der Situation anpasst und es schafft den Online-Handel und den E-Commerce in die Prozesse mit einzubinden, desto eher besteht die Möglichkeit aus der aktuellen Krise mit positiven Ergebnissen hervorzugehen.

Nutzen Sie den B2B Onlineshop auch als Vertriebskanal in ihrem Unternehmen 

Wie bisher bekannt ist, sind Vertriebskanäle, wie Veranstaltungen und Messen ein großer Sammelort für viele Unternehmen gewesen. Besonders Unternehmen nutzten diese Orte um sich kennen zu lernen, auszutauschen und auf sich Aufmerksam zu machen. Da die Frage offen bleibt, wie sich die derzeitige Situation noch entwickelt und wie lange es noch dauert, bis große Veranstaltungen und Versammlungen wieder möglich sind, ist schnelles Handeln seitens der Unternehmen gefragt.

Um in dieser Zeit nicht zurückzubleiben sollten weitere mögliche Touchpoints für Ihre Kunden überdacht werden. Im digitalen Bereich bieten sich dabei sehr viele Möglichkeiten. Lassen Sie potenzielle Kunden Ihre Inhalte Online aufrufen oder zuschicken, um die Möglichkeit zur Kundengewinnung an 365 Tagen durchzuführen.

Sie können Ihre Unternehmensseite optimieren, um die Kunden von vornherein von Ihren Leistungen zu überzeugen, um die physischen Termine abzulösen. Mithilfe einer gut durchdachten Webseite, die an die Customer Journey Ihrer Zielgruppe angepasst ist, schaffen Sie eine optimale Alternative zum persönlichen Erstkontakt. Ebenso gilt es online, das Erlebnis auf Ihrer Webseite bleibt am längsten bei Ihren Kunden im Gedächtnis.

Worauf im B2B besonders geachtet werden muss

• Die Informationen stehen im B2B-Bereich vor der Werbebotschaft
• Zeitliche Integration der Inhalte
• Customer Journey aufstellen für ein optimales Ergebnis
• KPIs der Interaktionen verfolgen und ROI im Überblick behalten

Alternativ zu den ausfallenden Messen und Veranstaltungen lassen sich Digital noch viele weitere Möglichkeiten für Ihre Kunden bieten.

• Virtuelle-/Online-Veranstaltungen
• Personalisierte, auf Zielgruppen abgestimmte Inhalte
• Social-Media-Kanäle
• Instant Messenger & Video Konferenzen

Insofern gilt es für die Unternehmen, die noch keinen Onlineshop besitzen, wird es höchste Zeit einen einzurichten. Denn auch ein großer Teil der B2B-Kunden wollen heutzutage online bestellen können, diese Option spart Ihnen Zeit und lässt Sie auch unterwegs wichtige Vorgänge abwickeln. Außerdem sind Onlineshops nicht abhängig von Öffnungszeiten und Bestellungen lassen sich 24 Stunden am Tag oder auch am Wochenende durchführen. Mit drei einfachen Tricks lassen sich Kunden zum Onlineshop begeistern.

1. Außendienstmitarbeiter schulen: den Kunden die Vorteile aufzählen.
2. Online-Bestellungen sind kostensparend. Einen Teil der Ersparnisse können in Rabatte für Kunden investiert werden.
3. Online-Katalog: Klassisches Bestellverfahren in digital umgewandelt.

Die Anforderungen im B2B eCommerce unterscheiden sich gegenüber dem B2C

Die gängigen Onlineshops, die bekannt sind, sind meist Beispiele für B2C-Shops. Im B2B-Bereich müssen Unternehmen insbesondere auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen. Sie müssen wissen, was Ihre Zielgruppe ausmacht und ihr Angebot nach diesen richten. Es gibt einen enormen Unterschied von B2C und B2B.

Wie sich B2B von B2C unterscheidet:

• Kaufabsicht: Impulshandlung und Rationalität

Während B2C-Kunden sich von emotionalen und spontanen Motiven zum Kauf leiten lassen, werden Einkäufe von B2B-Kunden geplant und durchdacht. Deshalb ist es wichtig die Informationen, so zu platzieren, dass der Kunden schnellen Zugriff darauf hat und nicht lange suchen muss.

• Kaufentscheidung: Einzelperson und mehrere Parteien

B2C-Kunden sind Einzelkäufer und treffen ihre Entscheidungen alleine, während B2B-Kunden bspw. abhängig von der Zustimmung ihrer Stakeholder sind.

• Beziehung: kurzfristig und langfristig

Für den B2B-Kunden sind langfristige Beziehungen mit Lieferanten erwünscht, denn sie legen viel Wert auf Zuverlässigkeit.

• Preise: Fixe und variable Preise

B2C-Kunden kaufen meistens zu festen Preisen, während für B2B-Kunden die Preise meistens angepasst werden, je nach Zahlungsart, Verträgen, etc.

• Zahlung: Direktzahlungen und Rechnung

Im B2B-Bereich werden Rechnungen selten direkt beglichen, sondern es werden Zahlungsziele von 30, 60 oder auch 90 Tagen festgelegt, im Gegensatz zu B2C, wo direkt bezahlt wird.

• Lieferung: schneller Versand und pünktliche Zustellung

B2B-Kunden legen viel Wert auf vorhersehbare Lieferzeiten und eine fristgerechte Lieferung. Der B2C-Kunde möchte die schnellstmögliche Lieferung.

Digitaler Wandel trifft auf B2B Onlineshop

Nach vielen Jahren, haben nun auch die wenigen Onlineverweigerer ihre Meinung überwunden und angefangen die Digitale Wandlung zuzulassen. Heutzutage lassen sich Onlineshops und eCommerce Strategien mit relativ wenig Aufwand erstellen und durchführen. Die Analyse und Strategie für den B2C-Bereich lassen sich leicht herausfinden, denn jeder kann sich in die Sichtweise des Konsumenten hineinversetzen.

Doch auch die Geschäftskunden, wollen ihre Bestellungen online tätigen und die Onlineshops sind im B2B-Bereich, besonders in dieser Zeit, sehr gefragt, weshalb der B2B E-Commerce aufholen muss. Im Gegensatz zum B2C-Markt, gibt es beim B2B-Markt einige Herausforderungen und Regelungen zu beachten. Sie unterscheiden sich in erster Linie durch die verschiedenen Sichtweisen und Ansprüche der Kunden. Die ersten Schwierigkeiten beginnen meist schon in der Einrichtung der ersten neuen Systeme und Software.

Wichtige Punkte für die Einführung oder Optimierung von Digitalen Onlineshop-Systemen

• Anpassungen von Online-Systemen und Software

In den meisten wird der Aufwand dieser Anpassungen unterschätzt. Beispielsweise die Implementierung von ERP und CRM-Systemen in die Shops.

• Einrichtung von Produktinformationen

Die Erstellung und Bearbeitung der Produktbeschreibung werden meist vom Aufwand her unterschätzt.

• Flexible Bezahlmethoden

Einer der wichtigsten Punkte für die Kunden, sind die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten der Bezahlmethoden. Diese entscheiden meist darüber, ob der Kunde den Kaufvorgang abschließt oder abbricht.

• Zusätzliche wichtige Informationen

Für den Kunden sind Informationen, wie Lieferzeiten und Verfügbarkeiten besonders wichtig und müssen immer aktuell sein.

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Wie Sie ihren B2B-Shop weiter optimieren können

Im B2B-Bereich müssen Unternehmen eine viel komplexere Customer Journey, im Gegensatz zu B2C, abdecken. Dabei spielen viele Punkte eine große Rolle für B2B-Unternehmen, die beispielsweise im B2C-Bereich nicht relevant sind.

• Wiederkehrende Einkäufe

Warenkörbe oder vergangene Einkäufe sollten besonders schnell abrufbar sein, um den Kunden die Zeit zu sparen.

• Automatisierte Ersatzvorschläge

Falls Produkte aus dem Sortiment genommen wurde oder ausverkauft sind, sollten Ersatzprodukte angezeigt werden.

• Schnelleingabemasken für Produkte

Statt komplizierter Suche, sollten einfach Schnelleingaben möglichsein, um Produkte auf dem schnellsten Weg in den Warenkorb zu legen.

• Problemlösung oder Ersatzteile

Lösung für den Kunden mithilfe von Lösungsvorschlägen oder Ersatzteilen

• Einhaltung der Konditionen

Zwischen dem Kunden und dem Unternehmen gibt es meist Sonderkonditionen je nach Kaufvolumen und der Ansprechpartner des Unternehmens ist in diesem Fall dafür zuständig. Die individuellen Konditionen für die Kunden sollten mit in den Online-Prozess eingebaut werden, andernfalls gibt es keine eindeutigen Vorteile für den Kunden.

Zusätzlich sollten wichtige Kundendaten und die ihrer Ansprechpartner auch im CRM abgespeichert sein. Die Individuellen Preise und vergangene Bestellungen sollten im ERP hinterlegt werden. Die Kunden sollten auch ihre eigenen Daten abändern können, um kleine Umänderungen schneller sichtbar zu machen.

Wie auch Sie schnell in dem Bereich Online B2B Shop aktiv werden können

Wenn Sie nun ihren B2B Online Shop einrichten möchten, sollten Sie die bereits oben genannten Punkte beachten. Bei der Einrichtung Ihres B2B-Shops mit den notwendigen Systemen können wir Ihnen behilflich sein. Wir begleiten Sie von Anfang an und betreuen Sie Stück für Stück. Gemeinsam können wir Ihren B2B Online Shop erstellen.

Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Konzepts und einer Strategie und begleiten Sie auch noch weiterhin, auf Wunsch, nachdem der Onlineshop steht.

Werden Sie jetzt aktiv und nutzen Sie diese Chance!

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Geschäftsmodell in Zeiten Corona

Nach den Lockdowns und den strengen Vorsichtsmaßnahmen, gibt es das neue Normal. Das führt zu wirtschaftlichen, sozialen und politischen Veränderungen überall in der Welt. Daraus ergeben sich für Unternehmen und Investoren neue Herausforderungen und Chancen. Sie können durch die Anpassungen ihrer bestehenden Geschäftsmodelle, Ihrer Strategien und Maßnahmen eines aktiven Change Managements von diesen Veränderungen profitieren.

Bereits jetzt ist ersichtlich, dass sich fünf strukturelle Veränderungen ergeben werden:

• Die Veränderung der globalen Lieferketten: Entweder ein stärkerer Ausbau multiregionaler Lieferketten oder eine stärkere Integration der lokalen Märkte.
• Wieder stärkere Lagerhaltung statt „Just in Time“: So wird man zwar höhere Kosten haben, kombiniert mit einer besseren Versorgungssicherheit
• Weiter sich verstärkende Entwicklung hinzu technologielastigen Modellen & Unternehmen, die sich auf Software, Forschung & Entwicklung und geistiges Eigentum konzentrieren
• Das Modell der Gesellschaft bzgl. „Wohnen, Arbeiten, Freizeit“ wird sich deutlich verändern: Co-Working und Home-Office haben inzwischen nicht nur einen anderen Stellenwert sondern sind an vielen Stellen zur Selbstverständlichkeit geworden. – Das wird Auswirkung auf unterschiedlichste Branchen haben (Logistik & Verkehr, Immobilien, Versorgung etc.)
• Stationärer versus Online-Handel: Der Online-Handel wird weiter wachsen und der stationäre Handel noch mehr darunter leiden. Das wird nicht nur Einfluss auf die Branche selbst sondern auch auf angrenzende (z.B. Immobilien-Industrie).

Geschäftsmodell, digitale Strategie, Change Management … passt das noch?

Diese Entwicklungen werden zu Veränderungen in den sozialen Gemeinschaften führen und damit auch unweigerlich Einfluss auf die Unternehmenslandschaften haben. Bei allen zu erwartenden Veränderung wird der Einsatz von IT, Künstlicher Intelligenz oder einfach nur digitaler Prozesse wichtiger sein denn je. Passt Ihr Geschäftsmodell noch zu diesen neuen Herausforderungen?

Denken Sie darüber nach: Haben Sie Ihre Prozesse soweit digital aufgesetzt, dass sie kurzfristig im Rahmen einer neuen Pandemie-Welle oder einfach auf Sie zukommender Veränderungen reagieren können? Oder macht es Sinn neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln und Ihre digitale Strategie zu überprüfen?  

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Statt der Frage: „Gibt es einen Grund, dies online zu tun?“, werden wir fragen: „Gibt es einen guten Grund, dies persönlich und nicht online zu tun?“. COVID-19 wird viele der Barrieren wegfegen, die uns davon abhalten, mehr Zeit unseres Lebens online zu verbringen. Natürlich kann nicht alles virtuell gestaltet werden. Ohne diese Krise würde die Bürokratie, wie wir sie kennen vielleicht noch viele Jahre lang unberührt bleiben.

Digital in die Zukunft

Denn beobachtet man die Digitalisierung genau, wird man feststellen, dass schon seit vielen Jahren in Unternehmen intern diskutiert wird, ob zum Beispiel Mitarbeiter von zuhause arbeiten dürfen. Home-Office wurde teils nur unter besonderen Umständen und vor allem nicht jedem genehmigt. Zentrale Probleme kreisten darum, ob die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt sei. Aber auch Sicherheitslücken schienen bis lang größere Zweifel am Home-Office Trend gehabt zu haben.

Schauen wir nun auf die aktuelle Situation, die weitestgehend zu Home-Office zwingt ist der Wandel doch erstaunlich zu beobachten. Wie aus anfänglichen Produktivitäts- und Sicherheitsproblemen, jetzt der „normale“ Alltag geworden ist. Der Ansturm auf Online Konferenztools, scheint keinen Halt zu nehmen- Schulen, Unternehmen selbst Sportprogramme- alle beanspruchen nun ihren Platz in der digitalen Welt.

Auch für viele stationäre Geschäfte, kam ein digitaler Umstieg oder Erweiterung zum bisherigen Geschäft früher nie in Frage. Dabei sehen wir jetzt die klaren Gewinner der Krise. Die Betriebe, die entweder vorbereitet waren oder denen der Umstieg auf digital schnell gelungen ist.

Digitale Transformation umsetzen

Wir – die Qubix GmbH – arbeiten schon lange mit unseren weltweiten Kunden digital: Entwicklerteams in Rumänien und Russland, Projekte in Dubai, Frankreich oder England. Oft sind wir nur wenige Tage dort vor Ort und arbeiten ansonsten virtuell zusammen.

In der jetzigen Zeit helfen wir vielen unseren Kunden, ihren Geschäftsbetrieb ebenfalls stärker digital aufzustellen. Zum Teil können wir hierzu sogar eine Förderung von bis zu 50% für die Digitalisierungsprojekte anbieten. In dem Zusammenhang beraten wir bestehende Unternehmen aber auch Start-Ups bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsmaßnahmen.

Wir sind schon seid Jahren spezialisiert auf Themen der Digitalisierung und Online Sales unter anderem können wir Ihnen vor allem jetzt kurzfristig helfen bei der:

• Umsatzsteigerung durch digital Marketing/Vertrieb
  
• Kostensenkung durch digitale Organisation
  
• Digitalisierung Ihrer Geschäftsmodelle

Melden Sie sich noch heute bei uns, um so schnell wie möglich mit einer digitalen Strategie auf die aktuellen Herausforderungen zu reagieren. Entweder per Mail an info@qubix.de oder per Telefon 06196 564851. Wir besprechen gerne die möglichen Maßnahmen und unterstützen Sie beim Antrag.

Mehr über uns und Qubix GmbH finden Sie auf unserer Webseite www.qubix.de

Change von jetzt auf gleich

Grob zusammenfassend lässt sich also sagen, dass was Change-Manager jahrelang probiert haben in Unternehmen zu implementieren, hat die Pandemie nun in wenigen Wochen für diese erledigt. Deshalb stellt sich jetzt nicht mehr die Frage wie und wann der Wandel vorgenommen werden soll, sondern schon konkrete Optimierungsfragen, wie etwa welche Tools funktionieren für uns am besten?

Auch die Produktivität, wie viele Kritiker des Home-Office vorab meinten, lässt sich nicht bemängeln. Es scheint geradezu als sein besonders in den jetzigen Zeiten, der Kundenservice besonders bemüht, den Kunden so genau wie möglich Auskunft zu geben und im Kundenportfolio zu halten. Denn wie schon in dem letzten Artikel erwähnt, eine gute Kundenbetreuung kann auch online gelingen!

Ein weiterer Blick richtet sich auf die Umwelt selten war besonders im Raum Frankfurt so wenig Fluglärm wie in den letzten Wochen. Der Himmel strahlt im hellen blau und die Erde scheint sich schlagartig zu erholen. Da fragen sich manche, ob die geplante Dienstreise, die eigentlich bevor stand wirklich notwendig sein wird in Zukunft. Natürliche sind jährliche Zusammentreffen von Firmenmitgliedern auch schöne gesellschaftliche Veranstaltungen.

Schauen wir nun aber auf das unangetastete Budget, welches durch abgesagte Flüge, gemietete Hotels und Veranstaltungsorten überbleibt, wird sich auch in der Zukunft die Frage stellen, ob die Versammlungen nicht doch digital gehalten werden sollen. Natürlich wär uns allen lieber, wenn nicht Corona der ausschlaggebende Game Changer für eine neue digitale Transformation gewesen wäre, dennoch sollten die neuen digitalen Implementierungen für die Zukunft beibehalten werden.    

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Krisen wie diese, erfordern von Remote zu arbeiten. Deshalb sollten Unternehmen tendenziell jederzeit auf solche Krisen vorbereitet sein. Krisenmanagement ist hier das A und O. Außerdem ist hier zu unterscheiden zwischen der Krise die direkt dem Umsatz Ihres Unternehmens gefährdet und der geschäftsinternen Krise. Zweites stellt das Unternehmen vor eine organisatorische Hürde, die zu bewältigen gilt. Es heißt also einen Plan für das Krisenmanagement zu erstellen.

Die organisatorische Hürde im Krisemanagement

Dabei sollten auf fünf wesentliche Bestandteile im Krisenmanagementplans geachtet werden:

1. DIGITALISIERUNG

In einer schnelllebigen Krise ist nicht die Zeit, nach gedruckten Krisenmanagementplänen zu greifen, die in sperrigen Ordnern oder PDF-To-Do-Listen im Intranet Ihres Unternehmens aufbewahrt werden. Diese traditionellen Methoden der Krisenplanung sind einfach zu langsam und unflexibel, um Schritt zu halten.

2. ZUGÄNGLICHKEIT

Der nächste Schritt geht mit dem vorigen einher. Denn eines der größten Probleme bei traditionellen Krisenmanagementplänen ist ihre Zugänglichkeit. Wenn eine Krise eintritt, ist es für die Mitarbeiter oft schwierig, die benötigten Informationen zu finden. Wenn man im Hinterkopf behält, wie schnell Reaktionen im Fall einer Krise erforderlich sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team sofort auf die relevanten Informationen zugreifen kann. Alle Mitarbeiter sollten jederzeit und von jedem Ort auf die benötigten Daten zugreifen können – selbst wenn die Krise an einem Wochenende um 22 Uhr eintritt. Eine mobile Lösung gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Pläne lokal auf ihren Mobiltelefonen zu speichern, so dass sie auch bei einem Strom- oder Netzwerkausfall darauf zugreifen können.

3. AKTIVIERUNG DER BETEILIGTEN

Denn eine einheitliche Kommunikation muss vorab sichergestellt sein. Tritt die Krise ein, müssen so schnell wie möglich alle Beteiligten nahtlos über das weitere Prozedere aufgeklärt werden. Im weiteren Verlauf der Krise helfen Ihnen die Echtzeit-Benachrichtigungen, die alle mit Up-To-Date Updates informieren.

4. VERBESSERTE REAKTIONSGESCHWINDIGKEIT

Der Einsatz einer digitalen Krisenmanagementlösung ermöglicht es Ihnen auch, eine optimale Reaktionsgeschwindigkeit zu erreichen. Eine mobile Plattform ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, schnell und sicher zu reagieren und die relevanten Informationen zur Hand zu haben, so dass sie auf jede Art von Krise effektiv reagieren können.

5. BAUEN SIE IHREN PLAN AUF

Da die heutigen digitalen Krisen bewegen sich mit der Geschwindigkeit des Internets, und es kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung sein, mit dieser Geschwindigkeit Schritt zu halten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, leistungsstarke mobile Technologien zu nutzen, um eine schnellere und effektivere Krisenreaktion zu gewährleisten, die Ihnen dabei hilft, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und der Entwicklung der Krise voraus zu sein.

Das Überleben Ihres Geschäftes sichern– mit Krisenmanagement

1. Ständiges Überwachen

Unabhängig um welche Krise es sich handelt, sollten Sie Ihre Marke und deren Reputation ständig überwachen. Im Falle des aktuellen Corona Virus sind viele Geschäfte und Unternehmen gezwungen ihren Service einzustellen, beziehungsweise erzwingt es die aktuelle Situation. Gerade in dieser Situation sollten soziale Erwähnungen Ihrer Marke jederzeit verfolgt werden, insbesondere wenn es negative Erwähnungen gibt. Sie müssen jetzt schnell auf Kundenbeschwerden online reagieren. Setzen Sie ein Echtzeitsystem ein, um Erwähnungen im Social Media zu verfolgen. Dabei können verschiedene Tools wie zum Beispiel Social Mention,  Google Alerts, Brandwatch und SimilarWeb eingesetzt werden.

2. Sofort antworten

Findet kein direkter Kontakt statt, ist Kommunikation lebenswichtig. Ignorieren Sie Ihre Kunden nicht. Reagieren Sie zumindest mit den Worten „Wir prüfen das für Sie“. Reagieren Sie schnell und höflich. Gehen Sie auf das Anliegen Ihrer Kunden ein, so gut Sie können. Danken Sie der Person für ihren Beitrag und ihr Feedback. Vielleicht möchten Sie das Gespräch offline auf E-Mail oder Telefon verschieben. Wenn es sich um eine Kundenbeschwerde handelt, bieten Sie eine Ermäßigung, einen Rabatt, eine kostenlose Probe oder einen Gutschein an, etwas, das der Marke angemessen ist.

3. Negative Kommentare nicht löschen

So verlockend es ist, das Löschen von negativem Feedback wird das Problem nur noch verschärfen und die Marke in Verruf bringen. Wenn der Beitrag nicht zum Hass aufstachelt oder der Marke ernsthaften Schaden zufügt, ist es nicht gerechtfertigt, ihn zu löschen

4. Klären Sie Ihre Mitarbeiter auf

Die Mitarbeiter sollten verstehen, dass sich Loyalität auf alle Formen der Kommunikation erstreckt, sowohl intern als auch extern zum Unternehmen. Es sollte eine Reihe von Richtlinien für die Reaktion auf schwierige Situationen bereitgestellt werden.

Bedeutung von Vorplanung und Risikobewertung

Ein Hauptgrund dafür, dass sich viele Marken mitten in einer Kommunikationskrise befinden, ist der Mangel an Vorplanung und Risikobewertung im Vorfeld.

„Was sind die Hauptrisiken, die sich auf Unternehmen auswirken, und womit könnte Ihr Unternehmen verbunden sein? Risiken, die Sie in Ihrem Krisenmanagement Plan berücksichtigen sollten:

• Reputations-Risiken: Diese Komponenten beeinflussen, wie Ihre Marke von Ihren Zielgruppen wahrgenommen wird. Um die Risiken in diesem Bereich zu mindern, sind eine angemessene Markenbildung, CSR-Bemühungen und eine starke Verhaltens- und Kommunikationspolitik der Mitarbeiter sowie eine kontinuierliche Schulung in diesem Bereich erforderlich.

• Geschäftsrisiken: Diese beeinflussen Ihre Strategie, Ihr Geschäftsmodell und die allgemeine Funktionsweise Ihres Unternehmens. Sie können die Risiken in diesem Bereich mindern, indem Sie vor den Verhandlungen gründlich nach Unternehmen recherchieren, mit denen Sie eine Partnerschaft eingehen möchten, und indem Sie als ethisches Unternehmen agieren.

• Rechtliche, regulatorische, normative, Compliance- und finanzielle Risiken: Diese sind miteinander verknüpft, um Ihre rechtlichen und finanziellen Einschränkungen/Hindernisse zu ermitteln. Sie können das Risiko in diesem Bereich verringern, indem Sie finanziell versiert sind und einen vertrauenswürdigen Wirtschaftsprüfer und Buchhalter einsetzen.

• Sozialpolitische Risiken: Diese beeinflussen Ihre Zielgruppenforschung und arbeiten gemeinsam, um Ihre Markentransformation im Laufe der Zeit zu unterstützen. Wenn Sie auf Ihr Publikum hören und den Werten Ihres Unternehmens treu bleiben, können Sie die Risiken in diesem Bereich verringern.

• Natur-, Gesundheits- und Umweltrisiken: Die wohl momentan aktuellste Krise von allen. Diese Krise bereitet Sie vor, wie Sie nachhaltige Geschäftsentscheidungen treffen können. Sie können die Risiken in diesem Bereich verringern, indem Sie ein tiefes Verständnis der umgekehrten Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und der Umwelt haben.

Als Vorsichtsmaßnahme und in Bezug auf das oben Gesagte sollten Unternehmen stets aktuelle Themen im Auge behalten und sich über die neuesten Nachrichten auf dem Laufenden halten und vor allem auch beobachten, wie ihre Zielgruppe reagiert.

Risikomanagement und -prävention

Die Fähigkeit, mit Krisenmanagement mögliche Risiken zu antizipieren und vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, ist ein wichtiger Schritt, den jedes Unternehmen tun sollte, um eine Krise zu vermeiden.

• Erstellung klarer Richtlinien und Aktionspläne, die mögliche Szenarien abdecken
• Mitarbeiter in diesen Bereichen auszubilden und diese Ausbildung auf dem neuesten Stand zu halten
• Eine klare Plattform/Person zur Überwachung möglicher Probleme
• Risikokommunikation und Reaktion
• Bewerten & Bestätigen: Ihr erster Schritt sollte immer darin bestehen, das Problem rechtzeitig zu erkennen, auch wenn Sie die Situation nicht vorhergesehen haben und nicht in der Lage sind, sofort Lösungen anzubieten.

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Aber schon lange vor der Corona Krise ist die Möglichkeit, von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu arbeiten, ist ein beliebter neuer Trend. Nach einer Studie auf Statista arbeiten 57% der französischen Geschäftsleute mindestens 2,5 Tage pro Woche aus der Ferne. Damit liegt Frankreich über dem weltweiten Durchschnitt von 54,3%.

Vor allem bei der neuen Tagesordnung, die Quarantäne und Isolation heißt, müssen drastisch Reaktionen von Arbeitgebern vorgenommen werden, um die Ausbreitung zu verhindern.

Es können, also durchaus präventive Maßnahmen ergriffen werden, denn dank der Digitalisierung gibt es zahlreiche Möglichkeiten durch Home Office und Remotearbeit.

Aber was ist bei Homeoffice zu beachten?

Die Koordination im Team/ Rollen festlegen:  

Rollen müssen klar definiert und bestenfalls mit festen Personen besetzt werden, die sich schon mit den zugeschriebenen Aufgaben auskennen.

Kanal/ Plattform wählen: 

Wichtig ist einen Kanal für die Firmenkommunikation festzulegen und sich nicht Teile des Teams, auf unterschiedlichen Plattformen austauschen. Ebenfalls sollten alle Bereiche, die zusammenarbeiten miteinander verknüpft sein, die die keine Absprache sollte die Vielzahl an Nachrichten aber erspart bleiben.

Regeln festlegen:

Was wird kommuniziert und wie wird kommuniziert?

Personen zur Unterstützung zuweisen:

Nun sind nicht alle Mitarbeiter oder sogar ganze Bereiche Ihres Unternehmens gleich affin gegenüber der Tecknik. Das digitale Know-how wird also von Person zu Person schneller an seine Grenzen stoßen. Wichtig ist in dem Fall also, einen oder je nach Größe feste Ansprechpartner für Probleme technologischer Natur zu haben.

Wissenskanäle und Tutorials zur Verfügung stellen:

In diesem Sinne können auch unternehmensinterne Tutorials und Videos, die entweder selbst gedreht oder sogar auf Platformen wie YouTube schon zur Verfügung stehen, verwendet werden. So können Prozesse einmalig beschrieben und visuell erklärt werden und Zeit gespart werden.

Hilfreiche Tools

Für die Absprache:

• Microsoft Teams
• Slack
• Whatsapp
• SkypeBusiness

Für die Projektplanung:

• Asana 
• Trello
• Slack 
• Jira

Tipps für erfolgreiches digitales Arbeiten

• Haben Sie wenn möglich einen separaten Raum zum Arbeiten

• Unterscheiden Sie zwischen Arbeits- und Hauskleidung und ziehen Sie sich um, wenn Sie die „Arbeit“ verlassen

• Richten Sie sich einen Zeitplan ein

Auch die Bindung des Wo an ein Wann kann helfen. Die Arbeit von zu Hause aus kann die Grenzen zwischen persönlicher und beruflicher Tätigkeit verwischen. Sorgen Sie dafür, dass diese Grenzen erhalten bleiben. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan, besonders wenn es um den Anfang und das Ende des Tages geht.

• Machen Sie Ihre Routine und halten Sie sich dran

• Die freie Natur

Wir alle werden manchmal ein wenig verrückt. Raus mit Ihnen wenn möglich nur in den Garten oder auf die Terasse. Holen Sie sich Sonnenlicht und was noch wichtiger ist, frische Luft.

Was ist ein Remote-Team?

Ein Remote-Team ist eine Gruppe von Kollegen aus verschiedenen Zeitzonen, mit unterschiedlichen Fähigkeiten und unterschiedlicher Kultur, die gemeinsam an einem einheitlichen Projekt arbeiten. Jeder Teamkollege arbeitet von einem anderen Ort aus, lebt in verschiedenen Städten und arbeitet über Zeit und Raum hinweg. Es ist ein großer Unterschied, ob die Teams direkt im Büro sitzen oder verteilt über den Globus.

Wenn Sie Mitarbeiter aus der Ferne leiten, kennen Sie die Herausforderungen, die damit einhergehen, einschließlich des Projektmanagements, der Leitung von Teams und der Einhaltung der Zeitvorgaben für Projekte. Die Kultur der Fernarbeit hat sicherlich viel Gutes.

Wie leite ich ein Team erfolgreich remote?

• Kommunikation

Überkommunizieren Sie. Schreiben (und sprechen) Sie viel mehr als sonst, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Nehmen Sie den Hörer ab

Rufen Sie ihre Kollegen an, wenn Sie glauben dass die Absprache per Telefon besser funktioniert als per E-Mail oder SMS. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie ein Feedback abgeben oder ein Problem diskutieren, denn es ist leicht, den Tonfall einer Person in der elektronischen Kommunikation falsch zu verstehen.

• Achten Sie auf die Zeitzonen

Ihr Team wird es zu schätzen wissen, wenn Sie versuchen zu humanen Zeiten Kontakt aufzunehmen.

Achten Sie darauf, wann Sie Besprechungen planen – oder zu welchen Zeiten Sie E-Mails versenden, machen Sie deutlich, dass Sie nicht erwarten, dass Mitarbeiter im Sekundentakt antworten.

• Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Technologie

Mit der sozialen Distanz, ermöglichen Instant-Messenger-Plattformen wie Slack und Skype eine schnelle Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, wie man sie in einem Büro haben würde. Diese Art von Technologie macht es sehr einfach, Ihre Mitarbeiter zu erreichen.

Egal, ob es sich um Skype, Slack, Zoom oder Microsoft Teams handelt, finden Sie den persönlichen Ersatz, der für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist..

• Beruhigen Sie Ihre Mitarbeiter

Besonders in den Zeiten des Corona Virus kann der Angstpegel Ihrer Mitarbeiter hoch sein. Nehmen Sie deren Ängste und versuchen Sie Fragen so gut es geht zu beantworten.

Der letzte Tipp:

Viel Kaffee. Und mit viel Kaffee meine ich viel Kaffee. Neben Kindern, die möglicherweise daheim rumspringen, kann es noch zahlreich andere Ablenkungen geben. Volle Konzentration ist also gefragt und was hilft da besser als Kaffee? Meine zwei persönlichen Kaffeefavoriten sind die Espressobohnen Marrone von Blaser Café und der Caffé Cultura von Tre Forze!.

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Denn oftmals kann ein Austausch beider Abteilungen relevante Insights liefern. So hat beispielsweise ein Kunde seine Rechnungen noch nicht bezahlt (ERP), so weiß der Vertrieb (CRM), dass es die ersten Bemühungen darin liegen müssen, die offenen Forderungen einzuholen.

Die verschiedenen Aufgaben von CRM und ERP

Aber vorab für was stehen die zwei Begriffe?

CRM- (Customer Relationship Management) und ERP- (Enterprise Resource Planning). CRM verwaltet die Vertriebs-, Marketing- und Kundenservice-Informationen. Also Aktivitäten wie die Aufzeichnung von Kundeninteraktionen, die Verfolgung von Verkäufen, die Erstellung von Angeboten und die Erstellung und Auswertung von Marketingkampagnen. Denn im CRM dreht sich alles um den Kunden.

Das ERP-System hingegen verwaltet die Back-End-Prozesse und internen Informationen. Es kümmert sich um Aufgaben wie Auftragserteilung, Verfolgung, Rechnungsstellung, Versand, Buchhaltung und Lieferkettendetails. Das ERP wird also genutzt, um Unternehmensprozesse schneller und effizienter abzuwickeln.

Da beide Systeme ihre unterschiedlichen Stärken haben, konkurrieren sie nicht miteinander, sondern ergänzen sich und können einander nicht ersetzen.

Insights über die Kunden gewinnen

Kunden werden anspruchsvoller, wer seine Kunden also halten möchte, muss schnell reagieren und deren Wünschen nachkommen, bevor es die Konkurrenz macht.

Ein organisiertes Zusammenarbeiten zwischen CRM und ERP ermöglicht also einen besseren und schnelleren Umgang mit Ihren Kunden. Da Daten unter CRM und ERP Abteilung ausgetauscht werden, werden die Kundendaten doppelt geprüft. Jede Abteilung hat dementsprechend dieselben Daten und kann dementsprechend professionell im Umgang mit Kunden agieren.

Denn ein ERP System ist nicht für das Kundenmanagement gemacht. Vielmehr bringt es Daten, die dem CRM letztendlich helfen. Zusammen mit Sales-Daten können so aussagekräftige Auswertungen erstellt und in dem CRM System visualisiert werden.

Das müssen Sie tun bei der Integration

Viele Unternehmen integrieren bereits am Anfang CRM und ERP, um sich Arbeit zu ersparen. Oft ist es jedoch so, das ERP zuerst da war und ein CRM System erst später dazu kommt. Aber auch arbeiten oft beide Systeme nebeneinander, ohne miteinander verknüpft zu sein.

• Planung ist Key: haben Sie genug Daten über Ihre Kunden, sowie Genehmigungen für die Ausführung einer Integration?

• Software passt Ihren Ansprüchen: Finden Sie das richtige (die richtigen) Systeme für Ihr Unternehmen. Oft lohnt es sich, sich von externen Experten eine neutrale Einschätzung einzuholen.

Die Auswahl der Daten: Wann macht es Sinn und welche Daten sollen zwischen ERP und CRM ausgetauscht werden?

GRÜNDE FÜR INTEGRATION

• Zentralisierung von Konten und Kontakten
• Mit einem integrierten Ansatz gehört die doppelte Dateneingabe der Vergangenheit an, da beide Systeme nach den gleichen Regeln und der gleichen Struktur arbeiten
• Stärkere Sichtbarkeit und Prognose.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Leichtere Angebotserstellung und Bestellung
• Korrekte Angebotserstellung und Bestandsaufnahme
• Sowie effizientes Arbeiten: Datenpflege und -Eingabe wird vereinfacht, was letztendlich Zeit spart.

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